Le défi
En 2024, la direction de la banque VDK, dynamique et centrée sur le client, a décidé de transférer son siège social à Gand vers un emplacement moderne et définitif. Installée depuis quelques années dans des bureaux provisoires au sein du bâtiment Lieven Bauwens, la banque souhaitait utiliser ce projet comme un levier pour stimuler la gestion en mode projet et l’innovation au sein de l’organisation. Par ailleurs, un siège contemporain et visible devait renforcer l’image de la banque et accroître son attractivité en tant qu’employeur.
Les collaborateurs étaient déjà familiers avec un concept de poste de travail flexible, mais travaillaient dans un environnement en open space assez traditionnel, ce qui engendrait souvent des nuisances acoustiques et un manque d’espaces de réunion professionnels. Avec l’essor du travail hybride et des réunions en ligne, ils exprimaient le besoin de disposer de solutions alternatives, comme des petites salles de réunion, des postes de passage ou des espaces projet. En outre, le besoin de renforcer les interactions informelles au sein de l’organisation s’est également fait sentir, à travers l’aménagement d’une zone conviviale et accessible.
L’objectif était de mettre en place, dans le nouveau bâtiment, un environnement de travail professionnel et attractif basé sur un concept d’activités, qui soutiendrait la stratégie ambitieuse de la banque pour l’avenir.
Notre approche
brainmove a commencé par un exercice stratégique afin de définir la vision et les spécifications de l’environnement de travail futur. À l’aide d’entretiens, la position du comité de direction a été analysée. La banque VDK a particulièrement apprécié l’approche fondée sur des données factuelles et chiffrées, propre à brainmove. La direction souhaitait disposer de scénarios clairs, accompagnés de business cases solides, pour motiver le choix d’un nouveau bâtiment.
Ces données ont été obtenues grâce à des mesures d’occupation, durant lesquelles les taux d’occupation des bureaux et des salles de réunion ont été observés sur plusieurs semaines. Une analyse de profil a permis de catégoriser les activités prévues dans le futur environnement de travail, et de les traduire ensuite en un mix adapté d’espaces. Pour approfondir les besoins des équipes et faire le lien avec les processus primaires de l’organisation, des ateliers ont été organisés avec les collaborateurs.
Les résultats de l’étude ont été présentés au comité de direction. Lors de cet atelier, la vision du futur environnement a été discutée et validée. brainmove a également soutenu la communication interne autour du projet. En collaboration avec VDK, une stratégie de communication a été développée et les messages successifs à adresser aux collaborateurs ont été formulés.
Le résultat
L’étude a abouti à des spécifications claires et chiffrées – un véritable business case – pour un environnement de travail aligné de manière optimale avec les processus de la banque. Le mix d’espaces conçu garantit un équilibre entre le travail collaboratif et le travail de concentration. Grâce à ce dossier, brainmove a pu accompagner VDK dans la recherche d’un bâtiment approprié, ainsi que dans la sélection et le briefing du designer.
