De uitdaging
De directie van de dynamische en klantgerichte VDK bank, besliste in 2024 om het hoofdkantoor van de bank in Gent te verhuizen naar een moderne en definitieve locatie. De bank werkte sinds enkele jaren vanuit een voorlopig kantoor in het Lieven Bouwens gebouw en wenste het project als een hefboom te gebruiken om de projectmatige werking en de innovatie in de organisatie te stimuleren. Daarnaast moest een eigentijds en zichtbaar HQ ook de uitstraling van de bank ondersteunen en de aantrekkelijkheid als werkgever versterken.
De medewerkers hadden al ervaring met een flexibel werkplekconcept maar werkten in een vrij traditioneel en zeer open landschapskantoor. Dit gaf dikwijls aanleiding tot akoestische overlast en er was een gebrek aan professionele vergaderfaciliteiten. Door de toename van het hybride werken en het bijhorende online overleg, wensten zij te beschikken over interessante uitwijkmogelijkheden zoals kleine overleglokalen, aanlandplekken en projectruimtes. Daarnaast voelde men ook de nood om de informele interacties te versterken in de organisatie via het aanbieden van een gezellige en toegankelijke informele zone.
Het was de uiteindelijke bedoeling om in het nieuwe gebouw, via een activiteitsgebonden concept, te beschikken over een professionele en aantrekkelijke werkomgeving die de bank zou toelaten om de ambitieuze toekomststrategie te ondersteunen.
Onze aanpak
brainmove startte met een strategische oefening om de visie en specificaties voor de toekomstige werkomgeving te bepalen. Aan de hand van interviews werd de positie van het directiecomité in kaart gebracht. Het spreekt voor zich de evidence-based en cijfermatige aanpak van brainmove heel belangrijk was voor VDK. De directie wenste dan ook te beschikken over heldere scenario’s gekoppeld aan een duidelijke business case die konden gebruikt worden om de keuze voor een nieuw gebouw te onderbouwen. Dit cijfermateriaal werd bekomen aan de hand van bezettingsmetingen waarbij gedurende enkele weken de bezetting van de kantoren en vergaderzalen werd geobserveerd. Via een profielanalyse werden de activiteiten in de toekomstige werkomgeving ingeschaald en vervolgens vertaald in een aangepaste werkplekkenmix. Om de behoeften van de teams verder te bevragen en om de link te leggen met de primaire processen in de organisatie, organiseerden we workshops met de medewerkers. De output van deze studie werd gepresenteerd aan het directiecomité. Tijdens deze workshop werd de visie op de toekomstige werkomgeving besproken en gevalideerd. brainmove ondersteunde ook de interne communicatie over het project. We ontwikkelden in samenwerking met VDK een communicatiestrategie en formuleerden de opeenvolgende boodschappen naar de medewerkers.
Het resultaat
De studie leidde uiteindelijk tot heldere en cijfermatige specificaties, een echte business case, voor een nieuwe werkomgeving optimaal afgestemd op de processen van de bank. De ontwikkelde werkplekkenmix garandeerde een evenwicht tussen interactiewerk en concentratiewerk. Aan de hand van dit dossier kon brainmove VDK ondersteunen in de zoektocht naar een geschikt gebouw, alsook de designer selecteren en briefen.
