Le défi
La commune de Lievegem est née de la fusion des anciennes communes de Lovendegem, Waarschoot et Zomergem. Bien que des plans existaient déjà pour un nouveau bâtiment administratif à Lovendegem, ceux-ci avaient été conçus avant le contexte de fusion. Le bâtiment ne correspondait donc pas pleinement à la nouvelle réalité organisationnelle.
Les services communaux étaient répartis sur plusieurs sites, ce qui entraînait une collaboration limitée, un partage des connaissances fragmenté et un manque de culture organisationnelle intégrée. Parallèlement, la commune avait l’ambition de passer à un mode de travail basé sur les activités, impliquant un changement comportemental fondamental pour les collaborateurs et les responsables.
La question centrale était donc de savoir comment intégrer les différents services et équipes dans un seul bâtiment, de manière à renforcer la collaboration, à répondre à la diversité des besoins de travail et à soutenir l’ambition globale de la fusion.
Approche de brainmove
brainmove a débuté par une phase d’analyse approfondie, basée sur une combinaison d’analyses de profils, de mesures d’occupation et d’ateliers interactifs. Ces éléments ont permis de développer un concept de travail fondé, aligné sur les activités, les besoins et les dynamiques des différents services.
En parallèle, une analyse fonctionnelle des plans existants a été réalisée afin d’optimiser le bâtiment en un environnement de travail différencié, offrant des espaces dédiés à la collaboration, à la concentration, aux réunions et à la confidentialité.
Dans une deuxième phase, brainmove a accompagné le développement d’une vision partagée sur la collaboration et l’environnement de travail, explicitement liée au projet de fusion de Lievegem. Le lieu de travail a été utilisé comme un levier stratégique pour renforcer l’intégration et la collaboration.
Un trajet de transformation complet a ensuite été mis en place. Celui-ci comprenait notamment des formations utilisateurs, la co-création de règles de comportement avec un groupe d’ambassadeurs et un parcours de leadership visant à préparer les responsables à leur nouveau rôle dans un environnement de travail basé sur les activités.
Une attention particulière a également été portée à la communication interne, avec pour objectif de renforcer la sensibilisation et l’engagement. À travers un mix d’intranet, de brochures, de sessions d’information et de sessions d’inspiration, les collaborateurs ont été informés et accompagnés dans l’impact du changement.
Enfin, brainmove accompagne la communication autour du déménagement et prévoit une phase d’évaluation afin de mesurer de manière structurée l’impact sur la collaboration, l’utilisation et les comportements.
Résultat
L’intégration des différents services dans un seul bâtiment constitue un levier pour une collaboration plus intense et un meilleur partage des connaissances. Les collaborateurs se trouvent plus facilement, développent de nouvelles relations et acquièrent une meilleure compréhension des expertises de chacun.
Le nouvel environnement de travail soutient différentes formes de travail et stimule des comportements orientés vers les activités, contribuant ainsi à une organisation plus efficace et plus flexible.
Au niveau organisationnel, cela se traduit par une culture plus intégrée, en ligne avec l’ambition de fusion de Lievegem. Le lieu de travail agit ici non seulement comme un environnement physique, mais aussi comme un catalyseur de changement comportemental structurel et de collaboration durable.
