Le défi
Les équipes du Service fédéral des pensions sont installées dans leur propre immeuble située à la gare de Bruxelles-Midi. L’emblématique tour des pensions a été construite dans les années 1960 et a été rénovée pour la première fois dans les années 1990. Le bâtiment compte 37 étages, ce qui en fait l’immeuble de bureaux le plus haut de Belgique. En raison de la crise Corona, de la numérisation accrue et de l’augmentation significative du télétravail, une grande partie du traitement des dossiers du Service des pensions se fait en télétravail. Cela signifie que le rapport entre les m2 disponibles et le nombre d’utilisateurs n’est plus rentable. En outre, l’agencement du bâtiment n’est plus adapté aux processus des équipes. À l’origine, chaque étage était constitué d’un labyrinthe de petits bureaux. Plus tard, ceux-ci ont été remplacés par de grands bureaux paysagers.
Le service Fédéral des pensions ne disposait pas d’une stratégie claire, futureproof et durable en matière d’environnement de travail. Le service a décidé de rénover entièrement le bâtiment et d’adopter les principes de l’activity-based-working afin de réduire de moitié le nombre d’étages. Il souhaitait également rendre le bâtiment plus durable afin de répondre aux exigences strictes en matière de consommation d’énergie.
Notre approche
brainmove a été engagé pour analyser les besoins du service des pensions, définir les besoins futurs et activer les différentes équipes. Pour ce faire, nous avons procédé à une analyse approfondie des profils. L’ensemble des équipes a donc participé à cet exercice pour définir leurs activités types . Nous avons ensuite utilisé les données pour développer un workplace mix sur mesure, en étroite collaboration avec le bureau d’architecture. Plusieurs simulations ont été réalisées pour déterminer la solution la plus durable et la plus polyvalente.
brainmove a également été chargé de développer un plan de changement personnalisé pour le client. Nous sommes partis d’une vision centrale définie avec l’équipe de direction et avons veillé à ce que cette vision soit parfaitement liée aux valeurs ARTWAVE. Enfin, nous avons également apporté du soutien en ce qui concerne la communication.
Le résultat
Le Service fédéral des pensions est une organisation dynamique qui a réussi à réorganiser et à numériser en grande partie ses services en peu de temps. Bien entendu, il s’agit toujours d’une institution complexe avec différents groupes d’intérêt et des opérations politiques fortes. Nous avons réussi à réconcilier les visions des différents départements et à obtenir la participation de plus de 2 000 employés dans le cadre d’un processus de changement. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les différentes directions, en soutenant les services, les syndicats, le consortium de construction et la régie des bâtiments pour parvenir à un compromis durable.
La réduction de moitié des étages aura évidemment un impact significatif sur les coûts (profit). En outre, la rénovation du bâtiment et l’utilisation flexible des bureaux réduiront considérablement l’empreinte écologique (planet). Enfin, l’accent a également été mis sur l’aspect humain (people). Il était essentiel que nous puissions démontrer que la nouvelle manière de collaborer selon les principes du NWOW soutiendrait leur fonctionnement et fournirait une solution durable pour l’avenir. Là encore, l’accent a été mis sur le bien-être et l’expérience des employés.
