De uitdaging
De teams van de federale pensioendienst bevinden zich in hun eigen kantoorgebouw aan het Zuidstation in Brussel. De iconische pensioentoren werd gebouwd in de jaren 60 en werd in de jaren 90 een eerste maal gerenoveerd. Het gebouw telt 37 verdiepingen en is hiermee het hoogste kantoorgebouw van België. Door de Coronacrisis, de toegenomen digitalisering en de significante toename van het telewerk, is een groot deel van de dossierverwerking van de Pensioendienst verschoven naar de thuiswerkplek. Dit wil zeggen dat de verhouding tussen het aantal beschikbare m2 en het aantal gebruikers, niet meer rendabel is. Daarnaast is de inrichting van het gebouw niet meer conform met de processen van de teams. Oorspronkelijk was elke verdieping ingericht als een doolhof van kleine kantoren. Later werden deze vervangen door grote landschapskantoren.
Het ontbrak de pensioendienst aan een heldere, toekomstgerichte en duurzame werkplekstrategie. De Pensioendienst besliste om het gebouw grondig te renoveren en in te zetten op de principes van het activiteitsgebonden werken om zo ook het aantal verdiepingen met de helft te reduceren. Daarnaast wilde men ook het gebouw verduurzamen om tegemoet te komen aan de strenge eisen op het gebied van energieconsumptie.
Onze aanpak
brainmove werd ingeschakeld om de behoeften van de Pensioendienst te analyseren, de toekomstige behoeften in kaart te brengen en de teams te activeren. We gebruikten hiervoor een diepgaande profielanalyse. De teams gingen zelf aan de slag om hun typische activiteiten in kaart te brengen. Vervolgens gebruikten we de verzamelde data om een werkplekkenmix op maat te ontwikkelen in zeer nauwe samenwerking met het architectenbureau. Er werden verschillende simulaties ontwikkeld om zo de meest duurzame en polyvalente oplossing te kunnen bepalen.
brainmove werd ook geactiveerd om een veranderingsplan op maat te ontwikkelen voor de klant. We vertrokken vanuit een centrale visie die samen met het directieteam werd bepaald. We zorgden ervoor dat deze visie naadloos aansloot bij het overkoepelende waardentraject ARTWAVE. Uiteindelijk adviseerden we de klant ook bij de communicatie over het project.
Het resultaat
De Federale Pensioendienst is een dynamische organisatie die er op korte tijd in slaagde om haar diensten te reorganiseren en grotendeels te digitaliseren. Het blijft uiteraard een complexe instelling met verschillende belangengroepen en een sterke politieke werking. We slaagden erin om de visies van de verschillende departementen met elkaar te verzoenen en de ruim 2000 medewerkers mee te krijgen in een pittig veranderingstraject. We werkten nauw samen met de verschillende directies, de ondersteunende diensten, de vakbonden, het bouwconsortium en de Regie Der Gebouwen om tot een duurzaam compromis te komen.
Het reduceren van de verdiepingen met de helft zal uiteraard een significante impact hebben op de kosten (profit). Daarnaast zullen zowel de renovatie van het gebouw als het flexibele gebruik van de kantooromgeving de ecologische voetafdruk sterk reduceren (planet). Tenslotte werd ook sterk ingezet op het people aspect (people). Het was essentieel dat we hierbij konden aantonen dat de nieuwe vorm van samenwerken volgens de principes van NWOW hun werking zou ondersteunen en een duurzame oplossing zou bieden voor de toekomst. De nadruk lag ook hier op het welzijn en de beleving van de medewerkers.
