Le défi
Le télétravail croissant a entraîné une baisse structurelle de l’occupation dans de nombreux immeubles de bureaux. En parallèle, des pics apparaissent lors de journées populaires telles que le mardi et le jeudi. Dans un concept de bureau flexible, cela peut engendrer une sur-occupation, de l’agitation et de la frustration parmi les collaborateurs. C’est pourquoi la Province d’Anvers a fait appel à brainmove pour cartographier le taux réel d’occupation de son bâtiment administratif.
Le bâtiment provincial, situé sur la Koningin Elisabethlei, est un édifice emblématique et moderne, conçu par Xaveer De Geyter Architects (XDGA) et mis en service en 2017. Sa façade dynamique, caractérisée par une forme inclinée et pliée, attire immédiatement le regard. Le bâtiment compte 15 étages et comprend, outre des bureaux, des salles de réunion, des espaces publics et un auditorium. L’accent est mis sur la durabilité, ce qui lui a valu la certification BREEAM “Excellent”.
Notre approche
brainmove a développé une méthodologie pragmatique et efficace pour cartographier avec précision l’occupation des bureaux. Pour ce faire, nous avons utilisé notre propre outil logiciel, dans lequel les plans du bâtiment provincial ont été intégrés. Lors d’une visite sur site, tous les postes de travail — y compris les bureaux individuels, les salles de réunion et les espaces alternatifs tels que les zones calmes, les coins café et les postes d’atterrissage — ont été inventoriés et codés dans le système en collaboration avec le client.
Ensuite, nos collaborateurs ont effectué des observations dans le bâtiment pendant trois semaines. Quatre fois par jour, ils ont parcouru les 15 étages avec une tablette, enregistrant l’occupation de chaque poste de travail dans notre logiciel. Une distinction était faite entre :
- Occupé avec un collaborateur présent
- Inoccupé
- Occupé par du matériel de l’utilisateur (donc non disponible pour autrui)
Pour les salles de réunion, le nombre de participants présents à chaque moment était également enregistré. Cette approche systématique, appuyée visuellement, a fourni une image exceptionnellement précise des schémas d’occupation dans le temps et dans l’espace.
Le résultat
Grâce à ces mesures, la Province d’Anvers a obtenu une vue claire et chiffrée de l’utilisation réelle de son infrastructure de bureaux. L’usage moyen ainsi que les pics d’occupation des postes de travail individuels et des salles de réunion ont été cartographiés. Le rapport entre la capacité disponible et l’occupation réelle a également été analysé.
Ces insights constituent la base d’une stratégie d’hébergement réfléchie à long terme, dans laquelle tant les mesures d’infrastructure que les éléments comportementaux peuvent être pris en compte. Grâce à un reporting transparent et visuellement appuyé par brainmove, la Province dispose désormais d’un outil puissant pour orienter sa politique des espaces de travail vers l’avenir.
