De uitdaging
De opkomst van hybride en thuiswerken heeft geleid tot een structurele daling van de kantoorbezetting in veel gebouwen. Tegelijkertijd ontstaan er piekmomenten op populaire kantoordagen zoals dinsdag en donderdag. In een flexibel werkplekconcept kan dit leiden tot overbezetting, lawaai en frustratie bij medewerkers. Om een beter inzicht te krijgen in de werkelijke bezettingsgraad van haar hoofdkantoor, schakelde de Provincie Antwerpen brainmove in om dit in kaart te brengen.
Het Provinciehuis is een iconisch en modern gebouw aan de Koningin Elisabethlei. Het werd ontworpen door Xaveer De Geyter Architects (XDGA) en in 2017 ingehuldigd. De dynamische gevel — gekenmerkt door de schuine, gevouwen vorm — trekt onmiddellijk de aandacht. Het gebouw telt 15 verdiepingen en omvat niet alleen kantoren, maar ook vergaderzalen, publieke ruimtes en een auditorium. Het ontwerp legt de nadruk op duurzaamheid en behaalde een BREEAM “Excellent”-certificatie.
Onze aanpak
brainmove ontwikkelde een pragmatische en doeltreffende methodologie om de kantoorbezetting nauwkeurig te meten. We gebruikten hiervoor onze eigen softwaretool, waarin de architecturale plannen van het Provinciehuis werden opgeladen. Tijdens een terreinbezoek werden alle werkplekken — waaronder individuele bureaus, vergaderzalen en alternatieve ruimtes zoals stille zones, koffiecorners en touchdownplekken — geïnventariseerd en in samenwerking met de klant gecodeerd in het systeem.
Daarna voerde ons team gedurende drie weken observaties uit in het gebouw. Vier keer per dag doorliepen ze alle 15 verdiepingen met een tablet en registreerden ze de bezettingsstatus van elke werkplek in onze software. We maakten onderscheid tussen:
- Bezet door een aanwezige medewerker
- Onbezet
- Bezet door persoonlijke spullen (niet beschikbaar voor anderen)
Voor vergaderzalen werd bovendien het aantal aanwezigen telkens genoteerd. Deze systematische en visueel ondersteunde aanpak leverde een uitzonderlijk accuraat beeld op van de bezettingspatronen doorheen tijd en ruimte.
Het resultaat
Dankzij deze metingen kreeg de Provincie Antwerpen een helder, data-gedreven inzicht in het daadwerkelijke gebruik van haar kantoorinfrastructuur. Zowel het gemiddeld gebruik als de piekbelasting van individuele werkplekken en vergaderzalen werden in kaart gebracht. Ook de relatie tussen beschikbare capaciteit en feitelijke bezetting werd geanalyseerd.
Deze inzichten vormen de basis voor een goed onderbouwde langetermijnstrategie voor de werkplek, waarin zowel infrastructurele aanpassingen als gedragsaspecten worden meegenomen. Dankzij de transparante en visueel ondersteunde rapportering van brainmove beschikt de Provincie nu over een krachtig instrument om haar werkplekbeleid richting toekomst te sturen.
