Le défi
Depuis leur fusion, les services municipaux des communes de Puurs et de Sint-Amands étaient répartis sur plusieurs sites dans des bâtiments différents et parfois très vétustes. Ils ont donc décidé de construire un nouveau centre administratif pour y loger la plupart des fonctionnaires. Le nouveau bâtiment devait également permettre un travail flexible basé sur les principes l’activity-based-working. Le bâtiment a été doté d’une architecture innovante, stimulante et très accessible. La municipalité souhaitait bénéficier d’un support important pour faciliter la transition vers ce mode de travail qui se voit différent des pratiques traditionnelles. Le projet rencontre un certain défi majeur. En effet, les organisations se composent d’équipes variées avec des activités et cultures bien différentes. Le bâtiment abritait non seulement les différents services municipaux, mais aussi la maison sociale. Au cours du processus, une attention particulière a dû être accordée à l’optimisation des services aux citoyens ainsi qu’à l’interface entre la politique et l’administration.
Notre approche
Tout a commencé par la définition d’une vision commune concernant la nouvelle façon de collaborer. Sur base des informations recueillies au cours d’une douzaine d’entretiens stratégiques avec des stakeholders, plusieurs ateliers stratégiques ont été organisés avec le MAT. Cet exercice a abouti à une vision spécifique du projet. Des aspects tels que les services souhaités, le renforcement du partage des connaissances et la nécessité d’un environnement de travail attrayant ont été alors abordés. Les services concernés ont des activités très spécifiques qui ont été détectés via l’intermédiaire d’une analyse de profil.
Ces données quantitatives ont été enrichies d’aspects qualitatifs par le biais de divers ateliers avec les employés. brainmove n’a pas seulement examiné les processus des équipes, mais a également approfondi les services et les proximités nécessaires entre eux.L’ensemble de l’analyse des besoins a finalement été traduit en un rapport de spécification complet, qui a ensuite été une grande valeur ajoutée pour briefer les architectes.
A l’approche du déménagement, les équipes ont bénéficié d’un coaching intensif pour mieux comprendre et maîtriser la nouvelle façon de travailler. brainmove a développé un plan change ainsi qu’un plan de communication adapté au client. Un ensemble d’accords communs a été développé pour discuter et encadrer les comportements souhaitables dans le nouvel environnement de travail. En outre, brainmove a développé un programme de coaching complet vis-à-vis du management dans le but d’assurer une collaboration hybride optimale.
Le résultat
Notre analyse approfondie des processus internes a permis de développer un concept sur mesure pour le nouveau CA. Grâce à une participation safe, les équipes ont été impliquées dans le projet afin d’adopter une nouvelle manière de travailler ensemble. Ce projet est un excellent exemple pour démontrer l’importance de l’environnement de travail dans le renfort de la stratégie de l’organisation. Les interactions informelles facilitent aussi le partage de connaissances entre les équipes, ce qui renforce de cette manière la culture de la municipalité qui se voit désormais regroupée.