Le défi
Dans un contexte de transformation des modes de travail, PwC souhaitait disposer d’une vision objective et factuelle de l’utilisation réelle de son siège à Machelen. Les questions étaient concrètes : comment les différents types d’espaces sont-ils réellement utilisés ? Quels espaces sont sur- ou sous-occupés ? À quels moments observe-t-on des pics ou des creux d’occupation ?
L’enjeu était à la fois organisationnel et financier. Organisationnel, car une compréhension fine de l’usage des espaces permet d’aligner l’environnement de travail avec les besoins réels et le comportement des équipes. Financier, car disposer de données objectives sur l’occupation du bâtiment permet d’adapter l’usage des surfaces, les typologies d’espaces et les investissements, en évitant les décisions basées sur des perceptions ou des habitudes. L’objectif était donc de fonder l’évolution de l’environnement de travail sur des faits mesurables et exploitables.
Notre approche
Pour répondre à cet objectif, nous avons mis à disposition de PwC notre outil d’analyse d’occupation braincount. Les plans du bâtiment, étage par étage, ont été intégrés dans la plateforme, permettant une lecture précise et structurée des différents types d’espaces.
À l’aide d’une tablette, des observateurs formés ont réalisé plusieurs mesures au quotidien dans le bâtiment afin d’enregistrer l’occupation réelle des postes de travail et des espaces disponibles. L’outil, intuitif et flexible, permettait aux équipes d’effectuer ces observations de manière autonome, avec un accompagnement de brainmove tout au long de la période de mesure.
Les relevés ont été effectués sur une période de trois semaines représentatives, définie en concertation avec le client. Une communication claire en amont a permis d’assurer la transparence de la démarche auprès des collaborateurs. Une fois la phase de collecte terminée, nos équipes ont traité et croisé l’ensemble des données afin de transformer les observations brutes en enseignements clairs, structurés et utiles à la prise de décision.
Le résultat
La mission a débouché sur une reporting clair et visuel de l’occupation réelle du bâtiment. PwC dispose désormais d’un aperçu objectif de l’utilisation de ses espaces : types d’espaces les plus et les moins utilisés, niveaux d’occupation moyens, ainsi que la visualisation des moments de forte et de faible affluence.
L’analyse met en évidence l’adéquation entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre réel de collaborateurs présents, permettant d’évaluer si l’environnement est surdimensionné, sous-dimensionné ou correctement calibré.
Grâce à l’intégration des plans dans braincount et à l’analyse des données collectées, PwC a pu prendre des décisions fondées sur des données objectives concernant la gestion et l’affectation des différents étages, en tenant compte des niveaux d’affluence observés et des usages réels. Cette approche a permis d’optimiser l’utilisation du bâtiment et d’améliorer la cohérence entre l’organisation des espaces et les pratiques de travail quotidiennes.
