« l’intégration du gouvernement flamand dans plusieurs bâtiments de bureaux centraux à bruxelles »
Le défi
Le Gouvernement flamand a constaté qu’une grande partie des espaces de bureau étaient sous-utilisés en raison du succès du télétravail. C’est pourquoi l’Agence des Facilités a décidé de regrouper les fonctionnaires travaillant à Bruxelles sur plusieurs sites centraux : Belpaire, Hendrik Conscience et Herman Teirlinck. En tout, cela concerne plusieurs milliers de fonctionnaires répartis sur une vingtaine d’entités (VDAB, Wonen in Vlaanderen, Inspection de l’Enseignement, etc.).
Sur ces sites centraux, les fonctionnaires pourront choisir parmi une large gamme de postes de travail, certains étant attribués à leur entité, tandis que d’autres seront partagés avec des collègues d’autres entités. À l’approche du déménagement, plusieurs inquiétudes émergent chez les fonctionnaires : y aura-t-il suffisamment de postes de travail disponibles ? Pourront-ils toujours travailler avec leurs collègues lorsqu’ils viendront au bureau ? À quoi servent toutes ces zones partagées ? L’abandon de l’idée d’un poste de travail fixe et personnel dans un seul emplacement suscite de nombreuses questions. C’est pourquoi l’Agence des Facilités a décidé de collaborer avec brainmove.
Notre approche
brainmove a commencé par identifier les souhaits et préoccupations des fonctionnaires des 20 entités. Nous croyons dans la valeur des données, et à partir de cela, nous avons défini le contenu du processus suivant. Nous avons ensuite travaillé avec un groupe de représentants des différentes entités. Non seulement ces représentants ont été accompagnés de manière intensive pour mieux comprendre et intégrer la nouvelle manière de travailler, mais ils ont également reçu le mandat de prendre des décisions, soutenus par notre expertise en matière de lieux de travail, concernant l’utilisation des espaces partagés.
Le résultat
L’accompagnement de brainmove a permis à l’Agence des Facilités de proposer une solution de travail qui était davantage soutenue par les utilisateurs finaux de cet environnement. Grâce à l’approche participative, les entités se sont senties écoutées et ont eu l’opportunité de s’exprimer, bien que la décision de centralisation et de création de zones partagées ait déjà été prise. Les différentes entités ont abordé le déménagement avec plus de confiance, soutenues par un cadre d’accords qu’elles ont elles-mêmes élaboré.
