“De inhuizing van de Vlaamse Overheid in enkele centrale kantoorgebouwen in Brussel”
De uitdaging
De Vlaamse Overheid stelde vast dat heel wat kantoorruimte onderbezet is omwille van het succes van thuiswerk. Daarom besliste het Facilitair Bedrijf om de ambtenaren die in Brussel werken, samen te brengen op een aantal centrale locaties: Belpaire, Hendrik Conscience en Herman Teirlinck. Het gaat in totaal om enkele duizenden ambtenaren die werkzaam zijn in een 20-tal entiteiten (VDAB, Wonen in Vlaanderen, Onderwijsinspectie,…).
Op deze centrale locaties zullen ambtenaren kunnen kiezen uit een breed gamma aan werkplekken, waarvan sommigen zullen toegewezen zijn aan hun entiteit maar waarvan andere zullen gedeeld worden met collega’s uit anderen entiteiten. In de aanloop naar de concrete verhuis maken ambtenaren zich zorgen: gaan er nog wel voldoende werkplekken beschikbaar zijn? Gaan ze nog kunnen samenzitten met hun collega’s wanneer ze naar kantoor komen? Wat is het nut van al die gedeelde zones? Het afstappen van het idee van een vaste en persoonlijk werkplek te hebben op 1 bepaalde locatie roept heel wat vragen op. Daarom besliste het Facilitair Bedrijf om een samenwerking met brainmove aan te gaan.
Onze aanpak
brainmove startte met het in kaart brengen van de wensen en bezorgdheden die speelden bij de ambtenaren van de 20 entiteiten. Meten is weten. Op basis daarvan werd de inhoud van het vervolgtraject vastgelegd, en gingen we aan de slag met een groep van vertegenwoordigers van de entiteiten. Niet alleen werden deze vertegenwoordigers intensief begeleid om de nieuwe manier van werken beter te begrijpen en in de vingers te krijgen; ook kregen ze het mandaat om op basis van gezamenlijke besluitvorming, en ondersteund door onze werkplekexpertise, afspraken te gaan bepalen voor wat betreft het gebruik van de gedeelde zones.
Het resultaat
De begeleiding van brainmove stelde het Facilitair Bedrijf in staat om met een werkplek-oplossing naar de entiteiten te gaan die meer gedragen is door de eindgebruikers van die werkomgeving. Dankzij het participatief traject voelden de entiteit zich gehoord en kreeg men ruimte voor inspraak ondanks het feit dat de beslissing tot centralisatie en oprichting gedeelde zones, in beton gegoten was. De verschillende entiteiten zagen met meer vertrouwen de inhuizing tegemoet dankzij de ondersteuning van een gezamenlijk afsprakenkader dat ze zelf hebben ontworpen.
