De werkomgeving in functie van agile werken: gekkenwerk of opportuniteit?

Crowder & Friess (2015) beschrijven het Agile werken als een informele managementbenadering met meer tijd en aandacht voor flexibiliteit, communicatie en transparantie tussen teamleden en tussen het team en het management.

De Scrummethodiek wordt het meest gebruikt. Scrumteams zijn multidisciplinair en zelfsturend en alle noodzakelijke kennis voor het succesvol afronden van een project is aanwezig. De projecten worden georganiseerd in “sprints” van ongeveer 2 tot 4 weken. Elke dag is er een kort teamoverleg: de daily stand up. Op het scrumbord of –wand staan alle taken die in een spint backlog zijn opgenomen.

De Agile manier van werken heeft een belangrijke impact op het werkplekplekconcept. De werkplek zal vooral gericht zijn op het faciliteren van de samenwerking door het voorzien van teamzones. Men wil heel snel kunnen inspelen op de vraag van de klant dus de teamleden moeten spontaan en onmiddellijk toegang tot elkaar kunnen hebben. Sommige literatuur suggereert een potentiële tegenstelling tussen Agile en NWOW doordat frequent thuiswerken de interactie tussen teamleden zou kunnen ondermijnen. Wij weten echter uit ervaring dat dit niet noodzakelijk is mits duidelijke afspraken en een efficiënte digitale ondersteuning (bijvoorbeeld het gebruik van MS Teams). De scrumteams werken dan ook voornamelijk digitaal. Kastruimte is dus zeer beperkt terwijl de digitale hulmiddelen zoals grote beeldschermen met hoge resolutie maximaal worden voorzien.

In de (meestal open) teamzones vinden de medewerkers een ergonomisch goed uitgeruste werkplek. Voor meer geconcentreerd werk kunnen we in de nabijheid gedeelde stille ruimtes of kleinere focusplekken voorzien.

De Agile benadering wordt gekenmerkt door frequente en zeer typische vergadermomenten (dagelijkse standups, planningsoverleg, demo meetings, retrospectives etc…). Het is aangewezen om binnen de principes van het activiteitsgebonden werken specifieke en gevarieerde overlegzones voor deze activiteiten aan te bieden. Een stand-up kan eventueel in de eigen teamzone plaatsvinden terwijl een planningsoverleg typisch in een afgesloten vergaderzaal zal gebeuren. Het is echter ook mogelijk om de stand-up zones te centraliseren zodat de teams van hieruit kunnen vertrekken naar hun teamtafel om samen aan de projecten te werken. We zien ook tribunes opduiken voor demonstraties en fishbowl discussies.

Specifieke aandacht moet besteed worden aan de voorzieningen in de overlegzones. Naast de traditionele beschrijfbare wanden en een scherm voor presentaties merken we dat er steeds meer nood is aan digitale alternatieven zoals hubs, smartboards of digitale flipcharts.

In de Agile werkomgeving zetten we bewust in op co-creatie en innovatie. Een passende werkomgeving mag dus inspirerend en “out-of-the” box zijn. Waarom zouden we de teams niet toelaten om hun eigen zone aan te kleden? Indien dit past in de gewenste organisatiecultuur dan kan een gepersonaliseerde teamomgeving een verademing zijn in vergelijking met de soms inspiratieloze, lege en grijze flexkantoren.

Verder is het ook belangrijk om te investeren in een aangename relax en ontmoetingsomgeving waar men tussen de drukke activiteiten door kan ontspannen, bijpraten en koffiedrinken.

Een recente studie van het CFPB (Center for People and Buildings) adviseert om de volgende elementen te integreren in de werkomgeving om zo tot een succesvolle ondersteuning van de Agile methodiek te komen.

  • Creatie van “vlekken” die we toewijzen aan de teams (teamzones)
  • Diversiteit in werkplekken ter aanvulling van de teamzones
  • Polyvalente en wendbare werkplekken zodat medewerkers in functie van de behoeften de samenstelling van lokalen en werkplekken kunnen wijzigen
  • Polyvalente en wendbare uitrusting (bv verrijdbare digitale schermen)
  • Additionele ruimten in functie van de specifieke Agile overlegmomenten
  • Een aangename en aantrekkelijke relaxruimte
  • Flexfactor in functie van het al dan niet thuiswerken
  • Scrumwand als het centrum van het team

Ten slotte is het essentieel voor het succes van de Agile werkomgeving dat we inzetten op heldere gedragsafspraken. Deze afspraken worden opgemaakt aan de hand van een participatieve methodiek en duidelijk gecommuniceerd. Ze worden best meegenomen in de training die teams sowieso moeten krijgen bij het omschakelen naar Agile werken.

Sluit Menu