L’environnement en fonction du travail agile : folie ou opportunité ?
Crowder & Friess (2015) décrivent le travail Agile comme une approche de gestion informelle avec plus de temps et d’attention pour la flexibilité, la communication et la transparence entre les membres de l’équipe et entre l’équipe et la direction.
La méthode scrum, nouveau mantra des organisations
La méthode Scrum est aujourd’hui l’approche la plus utilisée. Les équipes Scrum sont généralement multidisciplinaires et autogérées, afin que toutes les connaissances nécessaires à la réussite d’un projet soient présentes. Les projets sont alors organisés en « sprints » d’environ 2 à 4 semaines. Chaque jour, une courte réunion d’équipe est organisée : le daily stand-up. Un panneau pêle-mêle ou mur d’affichage montre toutes les tâches prévues dans un sprint et elles y sont mentionnées.
Vers une ré-organisation du lieu de travail
La méthode de travail Agile a un impact important sur la conception de l’espace de travail, à savoir que le lieu de travail visera principalement à faciliter la coopération en fournissant des zones d’équipe. Les personnes veulent pouvoir répondre très rapidement à la demande des clients. Les membres de l’équipe doivent donc pouvoir se contacter spontanément et immédiatement.
Certaines publications suggèrent une contradiction potentielle entre Agile et NWOW, dans la mesure où le fait de travailler fréquemment à domicile pourrait nuire aux interactions entre les membres de l’équipe. Cependant, nous savons d’expérience que cela n’est pas nécessaire si des accords clairs et un support numérique efficace sont utilisés (par exemple, l’utilisation de MS Teams).
Dans les zones (généralement ouvertes) réservées aux équipes, les employés trouvent un lieu de travail ergonomique et bien équipé. Pour plus de concentration dans le travail, nous pouvons fournir des espaces calmes et partagés ou des zones de focus plus petites à proximité.
Les équipes Scrum travaillent principalement de manière numérique. L’espace de rangement est donc très limité alors que les aides numériques telles que les grands écrans à haute résolution sont un maximum mis à disposition.
Les espaces de réunion, des lieux stratégiques !
L’approche Agile est caractérisée par des moments de réunion fréquents et très typiques (réunions quotidiennes, consultations de planification, réunions de démonstration, rétrospectives, etc.). Il est recommandé de proposer des zones de consultation spécifiques et variées pour ces activités dans le respect des principes du travail par activité.
Un stand-up peut éventuellement avoir lieu dans la zone réservée à l’équipe, tandis qu’une consultation de planification aura généralement lieu dans une salle de réunion fermée. Il est également possible de centraliser les zones de stand-up afin que les équipes puissent partir de là vers leur table d’équipe pour travailler ensemble sur les projets. Nous voyons aussi des stands être installés pour des démonstrations et des discussions Fishbowl.
Une attention particulière doit être portée aux installations situées dans les zones de consultation. En plus des murs avec tableaux d’écriture traditionnels et d’un écran pour les présentations, nous notons qu’il existe un besoin croissant d’alternatives numériques telles que des hubs, des smartboards ou des flipcharts numériques.
Stimuler l’innovation & la co-création des équipes
Dans l’environnement de travail Agile, nous nous concentrons consciemment sur la co-création et l’innovation. Un environnement de travail approprié peut donc être source d’inspiration et « out-of-the-box ». Pourquoi ne devrions-nous pas laisser les équipes agencer leur propre zone ? Si cela correspond à la culture organisationnelle souhaitée, un environnement d’équipe personnalisé peut être un soulagement par rapport aux bureaux flexibles qui sont parfois vides d’inspiration, vides et gris. De plus, il est également important d’investir dans un environnement de réunion agréable, propice à la détente, où les gens puissent se détendre entre deux activités bien remplies autour d’un café ou pour une discussion.
Les éléments-clés de l’environnement agile
Une étude récente du CFPB (Center For People and Buildings) recommande d’intégrer les éléments suivants dans l’environnement de travail afin d’obtenir un soutien efficace à la méthodologie Agile :
· création de « places » que nous attribuons aux équipes (zones d’équipe),
· la diversité des lieux de travail pour compléter les zones d’équipe,
· des postes de travail polyvalents et maniables pour que les employés puissent modifier la composition des salles et des postes de travail selon les besoins,
· un équipement polyvalent et maniable (par exemple : écrans numériques mobiles),
· des espaces supplémentaires par rapport aux moments spécifiques de la méthode Agile,
· un espace de détente agréable et attrayant,
· un facteur de flexibilité basé sur le travail à domicile ou non,
· un Scrum Wall au centre de l’équipe.
Enfin, pour le succès de l’environnement de travail Agile, il est essentiel de mettre l’accent sur des accords comportementaux clairs. Ces accords sont élaborés sur la base d’une méthodologie participative et clairement communiqués. Il est préférable de les inclure dans la formation que les équipes doivent recevoir de toute façon lors du passage vers le travail selon la méthodologie Agile.