Het werkplekspel maakt werkplekgedrag in de activiteitsgerichte werkomgeving bespreekbaar
Wat is het werkplekspel?
Het werkplekspel is een gezelschapsspel. Het wordt gebruikt om de discussie rond werkplekgedrag tussen gebruikers op te starten.
In welke context is het werkplekspel ontstaan?
Het « activity based working » (ABW) is begin jaren 90 ontstaan in Nederland. Grote organisaties merkten toen op dat ze over zeer veel m² beschikten die steeds meer werden onderbenut. Steeds minder werknemers bleken full-time naar kantoor te komen omwille van het steeds toenemende telewerk, de mogelijkheid om steeds makkelijker vanop afstand samen te werken en het toenemende parttime werk.
Bij het invoeren van ABW werd de Nederlandse Overheid geconfronteerd met een interessant probleem. Men merkte op dat de gebruikers systematisch bleven vasthouden aan hun gewoontes uit het verleden in de traditionele werkomgeving. Wij omschrijven dit als het “copy-paste” effect. Men kopieert gewoon de traditionele manier van werken naar de nieuwe werkomgeving. Zij kozen bijvoorbeeld elke dag dezelfde werkplek en ruimden op het einde van de dag hun werkplek niet op. Er werd vaak vergaderd in de open werkomgeving en dit stoorde de andere collega’s. Cockpits veranderden hier en daar in individuele kantoren. Van de verwachtte flexibiliteit kwam weinig in huis. Aangezien er minder individuele werkplekken beschikbaar waren dan mensen vonden laatkomers geen werkplek. Men begon hierover te klagen en het hele concept kwam op de helling te staan.
Kunnen we het gedrag op de werkplek veranderen?
Het is niet eenvoudig om werkplekgedrag te veranderen. Mensen zijn gewoontedieren en houden vast aan patronen die zich gedurende jaren hebben opgebouwd. De mens leerde om onzekerheid te vermijden door vaste gedragspatronen te ontwikkelen en zo de kans op overleven te vergroten. Behoudsgezindheid zit ingebakken in de evolutie. Het gedrag in de werkomgeving veranderen is dus niet evident, maar het kan!
Hoe werkt het werkplekspel?
Het werkplekspel bestaat uit een spelbord opgebouwd uit kaartjes. Elk kaartje toont op de bovenzijde een werkplektype. Op de onderkant staat een stelling. Het spel wordt gepeeld door een groepje van 6 spelers. Ze zitten rond een tafel en gooien elk om beurt met een dobbelsteen. Ze verplaatsen een kleurrijke pion naar een kaartje en lezen vervolgens de uitdagende stelling op de achterzijde voor. Elke stelling bestaat uit een multiplechoice vraag met 4 antwoorden. Het vierde antwoord kan de groep zelf kiezen. De spelers denken eerst na over hun eigen antwoord op de vraag. Vervolgens discussiëren ze in de groep en proberen tot een gemeenschappelijk antwoord te komen. Ze noteren het antwoord met de oplossing op een invulformulier.
Welke stellingen zitten er in het werkplekspel?
Er zijn een 130tal stellingen waarmee men zelf het spel kan opbouwen. De stellingen zijn ingedeeld volgens 3 thema’s: Kennis & Weten, Waarden & Normen en Houding & Gedrag. In overleg met de klant wordt een selectie gemaakt van de relevante vragen voor het specifieke project. Het is wel aangeraden om een brede selectie te gebruiken en niet alle “delicate” stellingen te verwijderen uit het spel. Het is niet de bedoeling om er een makke boel van te maken. Om echte verandering te induceren en de zaken in beweging te krijgen moeten we soms net de confrontatie aangaan en discussies uitlokken.
Sowieso zijn de stellingen zo opgesteld dat ze discussie uitlokken. Wat denkt u zelf bijvoorbeeld van de volgende stelling:
Vraag 13: In de nieuwe werkomgeving claimt een leidinggevende steeds een eigen kamer. Wat vindt u hiervan ?
1. Het is acceptabel date en leidinggevende zich een eigen plek toe-eigent.
2. Een leidinggevende hoort een eigen kamer van de organisatie te krijgen.
3. Dit kan niet, leidinggevenden dienen het goede voorbeeld te geven.
4. Anders, namelijk …
Een “juist” antwoord op deze vragen bestaat eigenlijk niet. Uiteindelijk bepaalt de groep over welke oplossing ze akkoord wil gaan. Of de spelers tot een consensus komen of niet, het maakt niet uit, het is de discussie die telt. Het starten van een gesprek over gedrag in de nieuwe werkomgeving.
Waarvoor wordt het werkplekspel gebruikt?
Het werkplekspel is bij uitstek bruikbaar als methodiek bij het opleiden van gebruikers ter voorbereiding van de verhuis naar een nieuw werkplekconcept. Het is geen goed idee om gebruikers zonder voorbereiding te droppen in een nieuwe werkomgeving.
De spelers komen los en ze delen persoonlijke ervaringen en de verwachtingen rond de nieuwe werkomgeving -de voordelen en nadelen- worden besproken. Ook eventuele frustraties en angsten komen op tafel. Het werkplekspel creëert een veilige context waarbinnen de spelers van mening mogen verschillen. De nadruk ligt vooral op het in vraag stellen van het eigen werkplekgedrag, de open communicatie en het samen naar oplossingen zoeken.
What’s next?
Het CFPB zit niet stil. Onlangs werd een nieuwe versie van het spel ontwikkeld, specifiek voor leidinggevenden. Leidinggevenden zitten tijdens de implementatie van een nieuwe manier van werken tussen hamer en aanbeeld. Enerzijds hebben ze de verantwoordelijkheid om met hun team de gestelde deadlines te halen en hun output te maximaliseren. Anderzijds is het hun taak om de visie van de organisatie uit te dragen en de beslissingen van de top met succes te implementeren. ABW is in hun ogen geen cadeau. Indien we het succes van een nieuwe manier van werken (zoals het ABW) willen garanderen dan moeten we dus ook de leidinggevenden betrekken.
Daarbovenop zal de leidinggevende een team moeten aansturen op afstand en dus een meer luisterende rol moeten aannemen. De coach is geboren.