De uitdaging
Touring wegenhulp bestaat 125 jaar en werkte lange tijd vanuit een sterk verouderd gebouw in de Wetstraat te Brussel. Het gebouw beantwoordde absoluut niet meer aan de normen van de organisatie. De donkere smalle gangen, kleine kantoren, lage plafonds en moeilijk toegankelijke verdiepingen waren een belemmering voor de samenwerking. Touring is zich sterk aan het vernieuwen en schudt het traditionele imago van zich af. De organisatie wil zich tonen als een dynamische en klantgerichte speler die een meerwaarde biedt voor zowel de particuliere als de business klant. Een verhuis naar een nieuw gebouw was voor Touring een evidente beslissing. Men koos het Quatuor gebouw dat met zijn gedurfd ontwerp, uitgebreide voorzieningen en uiterst duurzame karakter mooi aansluit bij de nieuwe waardenset van de organisatie. Het nieuwe werkplekconcept moet inzetten op een verbeterde samenwerking, optimale dienstverlening en verhoogd welzijn van de medewerkers. Touring wenste deze verhuisbeweging intensief te laten begeleiden via een uitgebreid participatietraject. De verhuizing was een ideale gelegenheid om de transitie naar een nieuwe, activiteitsgebonden werkvorm in te zetten.
Onze aanpak
brainmove werd gevraagd om een werkplekstrategie te ontwikkelen en om het veranderingstraject in de organisatie te begeleiden. In nauwe samenwerking met het interne HR- en communicatieteam ontwikkelden en implementeerden we een aanpak op maat. We stonden niet alleen in voor een uitgebreide behoeften- en visiebepaling maar ook voor de begeleiding van de medewerkers doorheen de transitie. Bij de aanvang van de traject werd gestart met het creëren van draagvlak via een visieoefening met het directieteam. We koppelden hierbij de eigenschappen van de nieuwe werkomgeving aan de waarden van Touring. Vervolgens werden alle medewerkers betrokken in een activiteitenanalyse. Dit gebeurde zowel via een kwantitatieve als kwalitatieve methodiek die door brainmove op maat van de klant werd ontwikkeld.
Om de dienstverlening te kunnen versterken werd vooral aandacht besteed aan het optimaliseren van de nabijheden tussen de verschillende diensten in het nieuwe gebouw. De interactie tussen het call center en de back office diensten bijvoorbeeld werd in detail onderzocht. Op basis van de diepgaande analyse kon de interieurarchitect gebriefd worden. brainmove bleef aan boord om het projectteam met raad en daad bij te staan. De transitie naar een nieuwe werkvorm werd geïmplementeerd in volle Corona crisis. We ontwikkelden dus een changetraject dat grotendeels via online workshops en infosessies kon uitgerold worden. We werkten workshops uit met de leidinggevenden rond de impact van het samenwerken op afstand op de werking van het team. In samenwerking met een ambassadeursgroep werd een afsprakencharter opgesteld om het samenwerken in de activiteitsgebonden werkomgeving in goede banen te leiden. Om de gebruikers voor te bereiden op het nieuwe werkplekconcept organiseerden we in samenwerking met HR een gebruikerstraining op maat waarbij het werkplekspel werd ingezet. Tenslotte faciliteerden we aan de hand van de service-design techniek workshops om de invulling en het concept van een vernieuwde Touring shop te bepalen.
Het resultaat
brainmove ondersteunde Touring bij het ontwikkelen van een nieuw en dynamisch werkplekconcept. De moderne en toekomstgerichte werkomgeving sluit perfect aan bij het streven naar vernieuwing van Touring. Via het doorgedreven begeleidingstraject werden de teams voorbereid op de verandering en ontstond er een sterk draagvlak voor de nieuwe manier van samenwerken in het nieuwe gebouw.