Le défi
L’assistance routière existe depuis 125 ans et a longtemps fonctionné dans un bâtiment vétuste situé à la rue de la Loi à Bruxelles. Le bâtiment ne répondait plus du tout aux normes de l’organisation. En effet, l’environnement se représentait par des couloirs étroits et sombres, de nombreux bureaux de petite taille, des plafonds bas et des étages difficiles d’accès qui constituaient un obstacle à la collaboration. Touring se renouvelle fortement et se débarrasse de son image traditionnelle. L’organisation veut se montrer comme un acteur dynamique, orienté client et offrant une valeur ajoutée aux clients privés et professionnels. Déménager dans un nouveau bâtiment était une décision évidente pour Touring. Le choix s’est porté pour le bâtiment Quatuor qui, avec son design audacieux, ses nombreux équipements et son caractère extrêmement durable, s’inscrit parfaitement dans le nouvel ensemble de valeurs de l’organisation. Le nouveau concept doit se concentrer sur une meilleure collaboration, un service optimal et un bien-être accru des employés. Touring a souhaité se faire accompagner dans le processus de déménagement et introduire un trajet participatif pour la réalisation de celui-ci. Le déménagement était l’occasion idéale d’amorcer la transition vers une nouvelle manière de travailler dite activity-based-working.
Notre approche
brainmove a été chargé de développer une stratégie en termes d’environnement de travail et d’accompagner Touring dans tout le processus de changement au sein de l’organisation. En étroite collaboration avec l’équipe interne des RH et de la communication, nous avons élaboré et mis en œuvre une approche sur mesure. Outre l’évaluation complète de la vision d’entreprise et des besoins des collaborateurs, nous avons accompagné tous les employés dans cette transition. Au début du processus, nous avons commencé par mettre en place un exercice permettant de déterminer la vision avec l’équipe de direction. Nous avons de cette manière établi un lien entre les caractéristiques du nouvel environnement de travail et les valeurs de Touring. Ensuite, une analyse complète de l’ensemble des activités a été réalisée. Cette analyse a été effectuée à l’aide d’une méthodologie participative quantitative et qualitative développée par brainmove.
Afin de renforcer les processus et la communication interne, une attention particulière a été accordée à l’optimisation de la proximité entre les différents services dans le nouveau bâtiment. L’interaction entre le contact center et les services back-office, par exemple, a été examinée en détail. Sur base de cette analyse approfondie, l’architecte d’intérieur a pu être briefé par nos soins. brainmove est resté à bord pour conseiller et assister l’équipe de projet. Il est à savoir que la transition vers une nouvelle méthode de travail a été mise en œuvre en pleine crise Corona. Nous avons donc développé un trajet de changement par le biais de workshops en ligne et de séances d’information. Nous avons organisé des workshops avec les managers traitant sur l’impact de la collaboration à distance dans le fonctionnement de l’équipe. En collaboration avec un groupe d’ambassadeurs, une charte d’accords a été élaborée pour gérer la collaboration dans l’environnement de travail favorisant l’activity-based-working. Pour préparer les utilisateurs au nouveau concept de lieu de travail, nous avons organisé en collaboration avec les RH, une formation personnalisée faisant usage du workplace game. Enfin, nous avons facilité des workshops main dans la main avec l’équipe technique pour déterminer le contenu et le concept du nouvel experience center de Touring.
Le résultat
Nous avons aidé Touring à développer un nouveau concept de lieu de travail qui se veut dynamique. brainmove est parvenu à créer un concept moderne, innovant et durable qui sont également les mots d’ordre de l’assureur. Grâce à un processus de coaching approfondi et de soutien au changement, les équipes ont été préparées afin de s’adapter facilement à cette nouvelle méthode de travail et de collaboration dans ce nouveau bâtiment.