De uitdaging
De Stad Gent beschikte over een historische en zeer verouderde infrastructuur. De ondersteunende stadsdiensten zaten versnipperd over de gehele stad in gebouwen die helemaal niet meer aansloten bij de noden van een moderne en klantgerichte overheid. De Stad besliste om alle stadsdiensten te verzamelen op de Zuid site in 3 gebouwen. Deze beslissing had verschillende objectieven: het verbeteren van de bereikbaarheid van de stadsdiensten voor de burger, het vergroten van de samenwerking tussen de diensten en het reduceren van de vierkante meters gebruikt voor kantooromgevingen. Dit laatste aspect zorgde ervoor dat de stad de mogelijkheid begon te onderzoeken om het activiteitsgebonden werken te implementeren.
Onze aanpak
brainmove werd aangezocht om de stad te begeleiden bij de implementatie van een nieuwe manier van werken, waarbij de werknemers niet langer zouden beschikken over een eigen, toegewezen werkplek, maar wel werkplekken zouden delen. De Stad besliste om brainmove in te schakelen bij het uittesten van de nieuwe samenwerkingsprincipes aan de hand van verschillende pilootprojecten.
Het nieuwe werkplekconcept begon te leven in de organisatie, maar het ontbrak de Stad aan een duidelijk en gedragen kader waarbinnen we deze veranderingstrajecten konden vatten. In samenwerking met het MAT ontwikkelden we op basis van stakeholderinterviews en verschillende workshops een heldere visie op het “wijs werken”. Deze visie vertrok vanuit de BBC en sloot perfect aan bij de strategische objectieven van de Stad: Het versterken van de dienstverlening, het verankeren van de duurzaamheid, het verhogen van de aantrekkelijkheid als werkgever en het garanderen van het welzijn.
In een volgende fase ontwikkelden we aan de hand van de ervaringen opgedaan in de pilootprojecten de algemene basisprincipes voor een activiteitsgebonden werkplekconcept op maat van de Stad. We gebruikten hiervoor een participatieve aanpak op basis van creatieve workshops en ontwikkelden een methodiek om de profielen in de organisatie in kaart te brengen en de werkplekbehoeften te objectiveren.
De 3 gebouwen op de Zuid site kregen elk ook een specifieke functie toegewezen. brainmove zette in samenwerking met een projectgroep een traject op voor de conceptontwikkeling voor deze verschillende gebouwen en formuleerde advies rond toegankelijkheid, dienstverlening en veiligheid.
Het resultaat
Gedurende een samenwerking van verschillende jaren ontwikkelde brainmove voor Stad Gent een overkoepelend werkplekconcept op maat dat in alle renovatietrajecten kon toegepast worden. Hierbij aansluitend ondersteunden we de ontwikkeling van een vernieuwde dienstverlening met een duidelijke opdeling in back- en frontoffice. Daarnaast ontwikkelden we een gerichte aanpak voor de begeleiding van de betrokken stakeholders en ondersteunden we een nieuwe manier van samenwerken. Dankzij onze aanpak konden we de weerstand verminderen en via “veilige” participatie en heldere communicatie de medewerkers betrekken in het veranderingstraject. Ook de leidinggevenden werden geactiveerd om aan de slag te gaan met hun teams en zo het succes van het Wijs Werken te bestendigen.