Le défi
La ville de Gand disposait d’une infrastructure historique et obsolète. Les services municipaux étaient dispersés dans toute la ville, dans des bâtiments qui ne répondaient plus aux besoins d’une administration moderne et orientée client. La ville a décidé de regrouper tous les services municipaux sur le site sud dans 3 bâtiments. Cette décision avait plusieurs objectifs : améliorer l’accessibilité des services municipaux aux citoyens, renforcer la collaboration entre les services et réduire les mètres carrés utilisés pour les bureaux. Ce dernier aspect a poussé la ville à s’orienter vers une solution dite activity-based-working.
Notre approche
brainmove a été chargé de guider la ville dans la mise en œuvre d’une nouvelle méthode de travail, dans laquelle les employés n’auraient plus leur propre poste de travail. La ville de Gand a décidé d’engager brainmove pour tester les nouveaux principes de collaboration à travers plusieurs projets pilotes.
Le nouveau concept d’environnement de travail a commencé à s’implanter dans l’organisation, mais la ville ne disposait pas d’un cadre clair et soutenu dans lequel nous pouvions appréhender ces processus de changement. En collaboration avec le MAT, nous avons développé une vision claire du « travail judicieux » sur base d’entretiens avec les stakeholders et plusieurs workshops. Cette vision s’écarte de la BBC et s’aligne parfaitement sur les objectifs stratégiques de la ville : renforcer les services, intégrer la durabilité, accroître l’attractivité en tant qu’employeur et assurer le bien-être.
Dans la phase suivante, sur base des expériences acquises lors des projets pilotes, nous avons développé les principes base d’un concept se reposant sur l’activity-based-working. Pour ce faire, nous avons utilisé une approche participative basée sur des workshops créatifs et développé une méthodologie pour cartographier les profils dans l’organisation et objectiver les besoins en matière d’environnement de travail.
Chacun des 3 bâtiments du site Sud ont également reçu une fonction spécifique. Un trajet a été mis en place avec l’aide d’un groupe de projet pour développer le concept de ces 3 différents bâtiments et nous avons également formulé des conseils en matière d’accessibilité, de prestation de services et de sécurité.
Le résultat
Pendant plusieurs années de collaboration, brainmove a développé pour la ville de Gand un concept global sur mesure pour l’environnement de travail, applicable à tous les projets de rénovation. Nous avons ensuite soutenu le développement d’un nouveau service avec une division claire entre le back office et le front office. Une approche ciblée a été élaborée pour guider les stakeholders impliquées et soutenir une nouvelle façon de travailler ensemble. Grâce à notre approche, nous avons pu réduire les résistances et impliquer les employés dans le processus de changement par le biais d’une participation « safe » et d’une communication claire. Les managers ont également été activés pour travailler avec leurs équipes et ainsi pérenniser le succès du travail judicieux.