De uitdaging
De NMBS beschikt over een uitgebreid gebouwenportfolio van zeer variabele kwaliteit. De modernisering van de organisatie heeft ook een impact op het gebruik van de kantooromgevingen. Binnen het streven naar een cultuur van dienstverlening en professionalisering en ter versterking van de bedrijfswaarden, wenste men deze evolutie te ondersteunen door de principes van NWOW te implementeren. Uiteindelijke zullen alle kantooromgevingen aan de principes van het activiteitsgebonden werken moeten beantwoorden. De NMBS lanceerde verschillende pilootprojecten om de principes van NWOW te testen. brainmove werd ingeschakeld om de implementatie van deze projecten te begeleiden. Het nieuwbouwproject Diamant in Gent, een renovatie van de werkomgeving van het HR departement in het Atrium gebouw in Brussel en het concept voor het CASCO gebouw waren ideale piloten voor een nieuwe manier van samenwerken.
Onze aanpak
We startten met het ontwikkelen van een heldere visie op de samenwerking in de NWOW omgeving voor de betrokken teams in de pilootprojecten. We maakten hierbij de koppeling met de waarden van de organisatie en definieerden algemene principes die in een volgende fase konden gelden voor de gehele organisatie. We organiseerden workshops met de betrokken directieleden en vertaalden de output in heldere visieteksten. Vervolgens werden deze teksten gebruikt in de interne communicatie naar de teams. Een participatieve maar ook evidence-based aanpak was hierbij heel belangrijk voor de NMBS. We gebruikten data-analyse om tot een optimale plekkemix te komen. De leidinggevenden werden samen met hun teams geactiveerd om de gegevens te verzamelen. De NMBS wenste ook duidelijke gedragsafspraken te creëren rond de samenwerking in de nieuwe werkomgeving. Hiervoor werd een ambassadeurstraject opgezet.
Aan de hand van interactieve workshops stelden we een afsprakencharter op dat vervolgens werd ingezet tijdens brede plenaire opleidingssessies voor alle gebruikers van de nieuwe werkomgeving. Via brainmove werden de gebruikers voor de verhuizing naar de nieuwe gebouwen ook bevraagd. Hiervoor gebruikten we de Leesman methodiek. Achteraf zorgden we voor analyse en rapportering van de data. brainmove ondersteunde ook de interne communicatie over de pilootprojecten.
Het resultaat
Via onze participatieve aanpak kon het draagvlak voor een nieuwe manier van werken bij de NMBS aanzienlijk vergroot worden. Onze evidence-based aanpak zorgde voor een werkomgeving die optimaal was afgestemd op de behoeften van de teams. De heldere cijfers die we daarbij produceerden overtuigden een kritisch publiek van de meerwaarde van een flexibele werkomgeving voor de gebruikers en voor de organisatie. NWOW werd binnen de NMBS op een positieve manier geïntroduceerd en op deze manier leverde brainmove een bijdrage aan de modernisering van de NMBS.