De uitdaging
Toen de coronacrisis in maart 2020 uitbrak, belandden de meeste medewerkers van het Agentschap Maritieme Dienstverlening & Kust (MDK) van de ene dag op de andere voltijds op hun thuiswerkplek. De directie van het agentschap trok hieruit lessen en koos resoluut om het “plaats- en tijdsonafhankelijk” werken (PTOW) consequent uit te rollen voor alle functies die zich hiertoe lenen. Men wilde hiermee een trekkersrol spelen binnen de Vlaamse Overheid. brainmove kreeg de opdracht om MDK te begeleiden bij deze transitie.
Onze aanpak
brainmove ontwikkelde voor MDK een stappenplan op maat en startte met het opmaken van een nieuw PTOW beleid. We verleenden inhoudelijk advies op basis van onze eigen expertise, de geldende regelgeving en ervaringen in de sector. Een nieuw intern beleid werd uitgewerkt en gevalideerd door de directie.
Vervolgens diende de ganse organisatie dit nieuw beleid uit te dragen. brainmove verzorgde een informatiesessie waarbij de krijtlijnen van het beleid werden voorgesteld en waarbij de impact op de werking van de teams werd toegelicht. Medewerkers kregen inzicht in de visie en toekomstrichting van de organisatie. Vervolgens gingen we in gesprek met de medewerkers. Vragen werden beantwoord en keuzes werden verduidelijkt. We werkten een uitgebreide Q&A uit om de te helpen de impact van het nieuwe beleid op hun eigen situatie te begrijpen.
brainmove faciliteerde ook focusgroepen waarbij de ervaringen met het samenwerken op afstand werden gedeeld. Er werd gepeild naar wat er al goed gaat, maar ook naar wat er beter kan. Thema’s zoals permanentie, vertrouwen, work-life balance en het werken op basis van output werden behandeld.
We ontwikkelden ook een PTOW scan op maat van MDK. Binnen het kader van de waarden van de organisatie werden verschillende gedragsindicatoren uitgewerkt. De scan kon gebruikt worden om in overleg met het team het succes van de samenwerking op afstand te evalueren en waar nodig bij te sturen.
Het resultaat
De resultaten uit de PTOW scan werden gebruikt om per team een concreet actieplan uit te werken. Aan de hand van deze acties konden ze de maturiteit van het team aanscherpen en de samenwerking op afstand optimaliseren. Via een gericht leiderschapstraject werden de leidinggevenden ondersteund bij de implementatie van dit plan.