De uitdaging
Citydev, de Brusselse huisvestingsmaatschappij, opereerde sinds de jaren 90 vanuit de oude Gosset sigarenfabriek in het hartje van Sint-Jans Molenbeek. Deze kantoren waren door hun gesloten en traditionele karakter niet meer aangepast aan de noden van een moderne bedrijfsvoering. De directie besliste om de Gosset site grondig te renoveren en ondertussen te verhuizen naar een voorlopig, gemoderniseerd kantoorgebouw in het centrum van Brussel. Citydev vervult een belangrijke rol in het versterken en uitbreiden van het maatschappelijke weefsel in Brussel. De zichtbaarheid en de toegankelijkheid van de activiteiten van de administratie zijn dus erg belangrijk. Men moest via het project ook inzetten op een verbeterde samenwerking en communicatie tussen de teams. Door af te stappen van een traditionele werkomgeving wilde men de kennisuitwisseling versterken, de transparantie vergroten en de samenwerking tussen de verschillende departementen bevorderen. Daarnaast wenste men ook in te zetten op duurzaamheid door te werken met lokale partners en recycleerbare materialen te gebruiken.
Onze aanpak
brainmove werd ingeschakeld om de klant te begeleiden doorheen het volledige veranderingstraject. We startten met het ontwikkelen van een heldere visie voor het traject. Aan de hand van workshops met de directie werd het projectbrand “Connect” gelanceerd. Alle veranderingsinitiatieven werden via dit merk georganiseerd en gecommuniceerd. Citydev wenste ook te verhuizen naar een zo goed als papierloze werkomgeving dus werden ook de digitalisering en de archivering grondig onder handen genomen. brainmove ondersteunde Citydev bij het onderzoeken van de noden en processen van de teams.
Hiervoor werden via een participatieve benadering profielen opgesteld en de behoeften werden afgestemd met de teams via workshops en creatieve brainstormsessies. Een ambassadeursgroep werd geactiveerd om “quickwins” uit te werken die zorgden voor concrete en zichtbare vooruitgang. brainmove adviseerde Citydev rond het concept voor de nieuwe werkomgeving en ontwikkelde in samenwerking met de verschillende partners de macro en microplannen voor het nieuwe gebouw.
Er werd ook gevraagd ondersteuning te bieden bij de verhuisbeweging zelf. brainmove speelde dus een centrale rol bij de uitvoering hiervan en kon het project op het goede spoor houden. We ontwikkelden een checklist op maat en een uitgebreide retroplanning om een goed verloop van de verhuis te garanderen. Het opzetten en activeren van een projectteam door verschillende maatregelen was de sleutel tot het succes van dit project.
Het resultaat
Een veranderingstraject mag niet beperkt blijven tot enkele events, het moet een echt proces zijn waarin de medewerkers stap voor stap worden meegenomen. Door de medewerkers een duidelijk kader te bieden, konden we bij Citydev de participatie van de medewerkers op een veilige manier organiseren en de weerstand verminderen. Uiteindelijk verhuisden ze naar een dynamische en meer open werkomgeving met de nadruk op kennisuitwisseling en samenwerking. Via regelmatige bevraging aan de hand van gespecialiseerde vragenlijsten gevolgd door evaluatiesessies kon de klant zowel een verhoging van de tevredenheid als van het gebruikerscomfort vaststellen.