De uitdaging
Allen & Overy bestaat al ruim 40 jaar en is een klinkende naam in de advocatuur. Het hoofdkantoor in België is gevestigd in het hartje van Brussel en opereert vanuit een prachtig oud kloostergebouw. Het klooster werd ongeveer 15 jaar geleden gerenoveerd maar voldoet niet meer aan de nieuwe eisen die het hybride werken stelt. De organisatie wenste verschillende scenario’s te vergelijken en op basis van onze studie te beslissen om te renoveren of te blijven. Hoe dan ook, men wenste in de toekomst over een meer open werkomgeving te beschikken die zou kunnen inspelen op de toegenomen nood aan samenwerking en kennisuitwisseling. Het traditionele werkplekconcept moest grondig in vraag gesteld worden. Aangezien in een advocatenkantoor de leiding gedeeld wordt door de partners, ontwikkelde brainmove een methodiek op maat met als specifieke focus de betrokkenheid en activatie van de partners.
Onze aanpak
brainmove startte met het ontwikkelen van een heldere visie op de gewenste nieuwe samenwerking. Hiervoor organiseerden we verschillende inspiratiesessies met de partners. De partners gingen in gesprek rond de verwachtingen van de medewerkers en het strategische belang van een nieuw werkplekconcept. We zetten hen aan het denken rond het belang van de werkomgeving via pittige strategische vragen. Aan de hand van een profielbepaling, konden we de activiteiten in de kantooromgeving, de gemiddelde bezetting en de piekbelasting objectiveren.
Het visualiseren van de te verwachten werkplekbezetting heeft steeds een verhelderend effect. Onze data-analyse gaf aanleiding tot een objectieve discussie rond de haalbaarheid van een meer flexibele benadering van de werkomgeving. Vervolgens analyseerde en evalueerde brainmove de mogelijkheden van het huidige gebouw. Hierbij werd echt “out-of-the-box” gedacht en gingen we heel ver in de voorgestelde maatregelingen. De mogelijkheid tot het verplaatsen van de ingang, het herbekijken van de volledige binnenstructuur en het verplaatsen van het cafetaria werden onderzocht.
Het resultaat
De verzamelde data stelde ons in staat om een aantal scenario’s voor de toekomst door te rekenen. We hielden rekening met een eventuele groei en stelden een future-proof werkplekkenmix op. De partners werden geïnspireerd rond de mogelijkheden van een nieuw werkplekconcept en gingen hierover in discussie. De studie van brainmove stelde de klant in staat om belangrijke beslissingen te nemen ivm de toekomst van het oude klooster. De krijtlijnen voor een vernieuwend werkplekconcept werden uitgezet.