Comment pouvons-nous promouvoir l’utilisation des nouveaux types d’espaces de travail dans les environnements de travail flexibles ?

« Nous avons bien plusieurs types d’espaces alternatifs dans nos merveilleux environnements de travail flexibles, mais ils sont parfois très peu utilisés. A quoi cela est-il dû, et que faire pour renverser la vapeur? » Un problème récurrent, malheureusement. Si l'on veut créer un environnement de travail productif, il faut avant tout parvenir à un équilibre entre les équipements fournis et le comportement des collaborateurs. En effet, il est possible de faire fonctionner les moins agréables des environnements de travail en adaptant le comportement professionnel des collaborateurs. En revanche et au grand dam de ses concepteurs, un bel espace de travail design très coûteux peut s’avérer inefficace s'il est mal utilisé ! Nos expériences de ces dernières années dans divers projets et dans différentes organisations nous ont appris que certaines conditions de base doivent être remplies si l'on veut promouvoir l'utilisation de nos nouveaux espaces alternatifs dans les lieux de travail flexibles :

Optimiser l'adéquation des espaces alternatifs aux activités souhaitées

Logique, non ? Toutefois, nous avons constaté dans beaucoup de nouveaux environnements professionnels la présence d’espaces alternatifs ne correspondant vraiment pas aux activités des équipes qui les utiliseront. Difficile d'imaginer par exemple que, dans un environnement administratif où chacun est très occupé par le gros volume de dossiers à traiter tout au long de la journée, l'on ait eu l'idée de disposer un canapé moelleux au beau milieu, exposé aux regards de tous. Idée sympa en théorie mais, vu les circonstances, qui ira s'y assoir pour lire le journal sous le nez des collègues ?

L’espace alternatif doit susciter un comportement naturel

Lorsque vous étiez étudiant, où vous réfugiez-vous pour échapper au charivari de la vie de famille ? Beaucoup d'entre nous ont passé de nombreuses heures dans une bibliothèque où nous étions certains d'être au calme. Le comportement humain dans la bibliothèque est ancré dans notre culture et ses coutumes. Nous devons veiller à ce que les espaces alternatifs que nous introduisons correspondent à un comportement naturel. Par exemple : quelqu'un qui tient une tasse de café aura tendance à faire la causette à un collègue. Il est donc conseillé d'éloigner suffisamment des postes de travail les coins « pause-café » et les salons destinés aux discussions informelles.

Mieux vaut récompenser le comportement désiré

Un principe bien connu de la psychologie comportementale: récompenser l'effort fonctionne mieux que punir l'erreur. Il vous faut donc veiller à ce que les utilisateurs des espaces alternatifs en retirent une expérience positive qui leur fera apprécier la valeur ajoutée de ces lieux de travail. Lors d'une réunion de projet par exemple, si les collaborateurs se tiennent debout autour d'une table haute dans la zone du projet,  la réunion sera plus courte et la position de travail plus dynamique leur évitera des problèmes de dos. Ce sont là des avantages implicites mais il est également possible de récompenser au sens littéral : par exemple, vous pouvez offrir une récompense aux collaborateurs qui passent tous leurs appels téléphoniques dans une bulle d'isolement « cockpit » plutôt que dans l'environnement de travail ouvert.

Créer des règles d'utilisation des lieux de travail claires et faciles à communiquer

Trois collègues entament une discussion animée dans l'espace ouvert, sans tenir compte du fait qu'ils vous dérangent et que vous risquez de ce fait de ne pouvoir terminer un projet important dans les temps. Puisqu’un tel comportement au travail peut être très gênant, il importe de fixer des limites et de les communiquer clairement. D’où la nécessité de formuler sous forme de conventions la façon dont nous voulons collaborer dans les lieux de travail flexibles. Cela nous permet d'instaurer une bonne compréhension tout en augmentant la pression sociale. Il va sans dire que nous précisons également l'utilisation des nouveaux espaces alternatifs dans ce règlement intérieur.

S'assurer que les cadres montrent l'exemple dans leur comportement au travail

Les cadres jouent un rôle primordial dans leur utilisation des lieux de travail. S'ils organisent systématiquement leur debriefing dans un espace « lounge » de discussion informelle, ils renforcent l'interaction au sein de l'équipe de manière très visible. Ils montrent également que le salon de discussion offre une valeur ajoutée au fonctionnement de l'équipe et abattent les préjugés à l'encontre de ces nouveaux espaces de travail. Nous savons d'expérience que les cadres ont besoin de soutien dans ce processus et doivent « apprendre » comment optimiser le fonctionnement des lieux de travail flexibles. Il est par conséquent fort recommandé de prévoir un programme de formation spécifique pour les managers afin de les préparer au travail dans ce nouvel environnement.

Soutenir la mobilité dans le lieu de travail

C’est en offrant aux collaborateurs des outils efficaces que nous soutenons le nomadisme dans l'utilisation des nouveaux espaces collaboratifs. Ainsi, notre petit laptop léger est notre compagnon idéal lorsque nous nous nous rendons à une réunion en salle de conférence. Entre deux réunions, nous utilisons un poste de travail flexible pour lire nos mails. Dans l'espace de discussion des projets, un grand écran tactile nous aide dans notre brainstorming. Nos notes sur le schéma visualisé sont immédiatement sauvegardées dans un fichier lequel est ensuite transmis par mail aux personnes concernées. Il faut avant tout être agile.

En conclusion : une démarche intégrée s'impose

Il ressort des conditions de base évoquées ci-dessus que l'utilisation des nouveaux espaces collaboratifs peut être encouragée d'une manière simple et logique. Cependant, nous défendons une démarche intégrée impliquant à la fois les TIC, le facility management et les ressources humaines. En mettant en œuvre un lieu de travail équilibré en adéquation avec les pratiques et les besoins des équipes, nous pourrons aspirer à créer des espaces collaboratifs efficaces.

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