De uitdaging
De gemeentelijke diensten van de fusiegemeenten Puurs en Sint-Amands zaten sinds hun fusie verspreid over meerdere locaties in verschillende, soms sterk verouderde gebouwen. De eengemaakte gemeente besliste om een nieuw administratief centrum te bouwen om het merendeel van de ambtenaren te huisvesten. In het nieuwe gebouw wenste men ook flexibel te werken op basis van de principes van het activiteitsgebonden werken. Het gebouw kreeg een vernieuwende, uitdagende en zeer toegankelijke architectuur. De gemeente wenste uitgebreid begeleid te worden in de transitie naar anders werken op de nieuwe locatie. Dit project kende een hoge complexiteit. De verschillende teams met verschillende activiteiten, achtergronden en culturen werden naar een nieuwe, gemeenschappelijke manier van werken gebracht. Niet alleen de verschillende gemeentelijke diensten maar ook het sociaal huis werden in het gebouw gehuisvest. Tijdens het traject diende ook specifieke aandacht besteed te worden aan de optimalisatie van de dienstverlening met de burger alsook aan het raakvlak tussen politiek en administratie.
Onze aanpak
Er werd gestart met het bepalen van een gemeenschappelijke visie op de nieuwe manier van samenwerken. Aan de hand van de inzichten, verzameld tijdens een tiental strategische interviews met kernpersonen, werden meerdere strategische workshops met het MAT georganiseerd. Deze oefening monde uit in een gedragen visie voor het project. Aspecten zoals de gewenste dienstverlening, het versterken van de kennisdeling en de nood aan een aantrekkelijke werkomgeving kwamen hier aan bod. De betrokken diensten hebben zeer specifieke activiteiten die aan de hand van een profielenbepaling in kaart werden gebracht.
Deze kwantitatieve data werd verder verrijkt met kwalitatieve aspecten via verschillende workshops met de medewerkers. brainmove onderzocht niet enkel de processen van de teams maar ging ook dieper in op de dienstverlening en de noodzakelijke nabijheden. De gehele behoeftenanalyse werd uiteindelijk vertaald in een uitgebreid specificatiedocument dat vervolgens werd ingezet om de architecten te briefen.
Eenmaal de verhuis naderde, werden de teams intensief begeleid om de nieuwe manier van werken beter te begrijpen en in de vingers te krijgen. brainmove ontwikkelde een changeplan alsook een communicatieplan op maat van de klant. Een gezamenlijk afsprakenkader werd ontwikkeld om het wenselijk gedrag in de nieuwe werkomgeving bespreekbaar te maken en te kaderen. Aanvullend ontwikkelde brainmove een uitgebreid begeleidingstraject om het hybride samenwerken vanop afstand naar een hoger niveau te brengen. Hierin werd ook specifiek aandacht besteed aan de begeleiding van de leidinggevenden omtrent hun belangrijke rol in de nieuwe context. Extra aandacht werd besteed aan de impact van het hybride werken op de samenwerking en de veranderende rol van de managers.
Het resultaat
Aan de hand van onze doorgedreven analyse van de teamprocessen kon een concept op maat voor het nieuwe AC ontwikkeld worden. Via veilige participatie werden de teams betrokken zodat zij zich een nieuwe manier van samenwerken konden eigen maken. Dit project is een mooi voorbeeld van hoe een nieuwe werkomgeving de strategie van de organisatie kan versterken. Met name de toegenomen informele interactie faciliteert de kennisuitwisseling tussen de teams en zo krijgt de gemeenschappelijke organisatiecultuur van de fusiegemeente een boost.