Je me souviens de mon tout premier lieu de travail, il y a près de 20 ans, dans un immeuble à bureaux désuet des années 1960. Ils m’avaient donné une place sur un « îlot » dans un grand bureau paysager au sous-sol. Il n’y avait même pas la lumière du jour. Mon bureau tout à fait classique était équipé d’un écran d’ordinateur, d’un bac pour la correspondance et d’une armoire. Le bureau paysager était une vraie pagaille, mais j’étais content. J’avais un travail, un téléphone portable et un nouveau costume. King of the hill!

Aujourd’hui, c’est différent !
Le travail de connaissance est passé d’une production répétitive à un travail de spécialiste. Quant à l’environnement de travail, il doit désormais faciliter la coopération et renforcer l’innovation. Pour cela, il doit offrir tranquillité d’esprit et confort aux employés, afin de stimuler la créativité et la concentration. Il doit donc challenger les équipes tout en étant suffisamment attractif pour faciliter le recrutement de profils plus difficiles à trouver.

Mes expériences des dernières années m’ont appris que 6 facteurs de réussite pouvaient aider un « facility manager » à créer un environnement de travail efficace à dimension humaine.

1. Considérez votre environnement de travail comme un levier stratégique
L’environnement de travail doit prendre en charge le processus principal de votre organisation. Un environnement sur mesure renforce votre performance et soutient votre culture organisationnelle. Commencez toujours par une vision claire lors de la mise en place d’un projet de lieu de travail. En même temps que le top, déterminez une image cohérente de ce que vous voulez atteindre, de qui vous voulez être en tant qu’organisation et dirigez le projet.

2. NON à la participation stratégique, OUI à la participation tactique!
La participation des équipes est importante dans le processus de conception de l’environnement de travail ; laissez les gens réfléchir avec vous, mais gardez à l’esprit le but ultime.  N’ouvrez pas le dialogue sur le « quoi », mais plutôt sur le « comment ». Une participation stratégique (à propos du « quoi ») donne de fausses attentes et amène de la résistance. La participation tactique (sur le « comment ») assure la participation et le soutien. « Comment allons-nous utiliser les espaces de réunion ? Comment allons-nous éliminer la montagne de papier ? »

3. Mesurer, c’est savoir!
Afin de développer un concept de lieu de travail adapté aux besoins de votre organisation, une compréhension claire de l’utilisation actuelle des différents espaces de travail est nécessaire. Seules des statistiques claires permettront aux parties prenantes d’être convaincues de la valeur ajoutée d’un nouveau concept de lieu de travail. 

Pour cela, utiliser une mesure d’occupation vous permettra de déterminer les besoins en mètres carrés et en postes de travail. Quant à la détermination des profils, elle vous permettra de quantifier les besoins des différentes équipes au sein de l’organisation.

4. Don’t believe the hype !
NWOW, NFOT, Agile, Lean, SMART, les mots coûteux virevoltent autour de nous. Ils sont devenus des « concepts conteneurs » qui sont souvent utilisés pour vendre n’importe quoi!

Éloignez-vous des concepts à la mode qui changent au gré du vent et optez pour un concept sur mesure!  Une approche de l’expérience de travail qui correspond de manière optimale à votre stratégie, vos objectifs et vos processus. Un concept du lieu de travail qui transmet les valeurs de votre propre organisation et place les personnes au centre des préoccupations.

5. « Le changement est un processus, pas un simple évènement! »
Changer la culture d’une organisation demande beaucoup de temps et d’efforts. Une fois qu’une vision claire est déterminée, nous pouvons travailler pas à pas vers ce grand changement. Chaque pas dans la bonne direction compte, qu’il soit petit ou grand.

Un conseil de qualité, ce n’est ni du blabla ni un simple atelier de brainstorming. Il s’agit d’un processus intégré dans lequel le Facility Manalgement, la communication, les RH, l’informatique et les leaders de l’organisation travaillent ensemble pour obtenir des résultats concrets.

6. Les comportements peuvent changer!
« Les gens sont des êtres d’habitude », disent-ils. Mais il est vraiment possible de changer le comportement des gens. Concentrez-vous donc sur un programme d’orientation avec une formation spécifique pour les employés. Le comportement souhaité peut être récompensé en donnant à l’employé un sentiment de confort et de bien-être dans son environnement de travail. Assurez-vous que les managers montrent le bon exemple, ils sont essentiels au succès de votre projet. Établissez des accords clairs avec les employés et visualisez-les dans l’environnement de travail !

En conclusion!
La conclusion de cet exposé : il n’existe pas de concept de lieu de travail universel et idéal. Nous pouvons cependant fournir une vision claire, une analyse approfondie et un processus d’orientation axé sur les personnes. Et à partir de là, concevoir un environnement de travail à taille humaine !