Samenwerken in de kantooromgeving na Corona

Het onmogelijke is gebeurd! Organisaties die zich gedurende jaren hebben verzet tegen het invoeren van thuiswerk om tal van terechte en minder terechte redenen, werden door het Corona virus gedwongen om drastische maatregelen te nemen. De realiteit van vandaag toont aan dat de werknemers helemaal niet zo hulpeloos en onbetrouwbaar zijn als gevreesd. De mens is net een zeer creatief en vindingrijk wezen, dat op zoek gaat naar oplossingen wanneer de nood het hoogst is. We zijn op ons best wanneer we geconfronteerd worden met een zware crisis. Denk maar aan de sterke technologische vooruitgang tijdens de wereldoorlogen van de vorige eeuw.

De verandering van kenniswerk

De meeste hedendaagse organisaties zitten nog steeds vast in het functionele en hiërarchische denken van het begin van de vorige eeuw. Het zogenaamde “scientific management” heeft ons aangepraat dat we als leidinggevende steeds moeten observeren, meten en controleren om succes te garanderen. Enkel zo kan een werkproces geoptimaliseerd worden. Het is deze redenering die geleid heeft tot de grote landschapskantoren waarin medewerkers als robots dossiers opvolgen en verwerken. Gelukkig is dit denkbeeld stilaan achterhaald en dit wordt door de huidige crisis bevestigd.

Het kenniswerk is aan het veranderen. Dankzij de digitalisering en de automatisering van onze processen kunnen we repetitieve taken overlaten aan artificiële intelligentie en algoritmes. Wat overblijft is uitdagend kenniswerk waarbij de kenniswerker creatief moet zijn en nieuwe oplossingen moet bedenken. Dit werk vraagt een andere context waarin werknemers veel meer keuzevrijheid hebben en zelf kunnen bepalen hoe en wanneer ze een opdracht of project tot een goed einde zullen brengen.

Thuiswerk: Een vloek of een zegen?

Thuiswerk is ideaal om in deze nieuwe context concentratiewerk te verrichten of dossiers te verwerken. Via de zogenaamde virtuele werkplek kunnen we in contact blijven met onze collega’s, kennis uitwisselen en samen aan projecten werken. Uiteraard blijft persoonlijke interactie belangrijk. Studies tonen aan dat intermenselijke relaties essentieel zijn voor zowel het welbevinden van de medewerkers, het teamgevoel als de kennisuitwisseling. Anderzijds leiden de rust en structuur van het thuiswerk vaak tot een hogere productiviteit. De afgelopen weken werden we gedwongen om deze principes in de praktijk te testen. En kijk, het werkt!

Uiteraard moeten we ervoor zorgen dat collega’s niet van elkaar vervreemden en vereenzamen. Het gesprekje aan de koffiemachine valt weg maar daar zijn oplossingen voor te vinden en die zijn we vandaag aan het zoeken. We kunnen elke vrijdag een virtuele “happy hour” organiseren, losgaan op de chat, leuke filmpjes en foto’s delen, een bedrijfsquiz organiseren etc… Teams gaan koortsachtig op zoek naar manieren om de cohesie te bewaren en het gevoel te behouden dat we “samen werken”.

We zijn er nog niet en we worden geconfronteerd met de beperkingen van de tools die we vandaag gebruiken om virtueel samen te werken. De verbinding is niet altijd optimaal en het is moeilijk om deel te nemen aan een brainstorm zonder whiteboard waarop we lustig kunnen schetsen. Eerlijk gezegd, na 2 uur naarstig virtueel overleg beginnen onze hersens toch wel te koken. Na een hele week gevuld met telefoongesprekken en virtuele vergaderingen zijn we doodmoe.

Leidinggeven: van controle naar vertrouwen

Er is de afgelopen weken iets fundamenteels veranderd in de werking van vele Belgische organisaties. Sommigen hadden het al begrepen en hadden het hele “command & control” gedoe al lang afgezworen. Anderen zien nu in dat we plots in de toekomst zijn gearriveerd en dat een nieuwe manier van werken ook een aangepaste leiderschapsstijl vraagt. De collega’s zitten niet meer braafjes op werk te wachten aan hun grijze bureautje. Ze moeten nu zelf aan de slag en moeten hun verantwoordelijkheid nemen. Deze situatie vraagt geen “manager” die alles voorkauwt en voorschrijft maar een “coach” die in gesprek gaat, luistert en motiveert. De Coronacrisis dwingt ons om ook hier actie te nemen en onze leidinggevenden te begeleiden. De organisatie moet de omstandigheden creëren waarin leidinggevenden hun resultaten kunnen behalen, terwijl ze vertrouwen geven en teams op afstand laten samenwerken.

Onze werkomgeving na Corona

Deze crisis biedt ons ook de ideale gelegenheid om de hele onzinnige en achterhaalde discussie over de landschapskantoren achter ons te laten. Laten we nu vooruit kijken en ons afvragen welke werkomgeving organisaties na Corona echt nodig zullen hebben? Aangezien de aard van het werk sterk aan het veranderen is en we nu ook ontdekt hebben dat thuiswerken een valabele optie is, zullen onze kantoren vooral ontmoetingsplekken worden waar we ons overleg organiseren, samen aan projecten werken en kennisdelen. Het zullen gezellige plekken zijn waar we in een ongedwongen sfeer contacten kunnen leggen, samen koffie kunnen drinken en informatie kunnen uitwisselen.

Onze nieuwe kantoren zullen veel duurzamer moeten zijn dan de huidige mastodonten. Waarom moeten organisaties nog grote kantooroppervlaktes huren, onderhouden en verwarmen indien het individuele en concentratiewerk vooral thuis kan gebeuren? Onze nieuwe kantoorgebouwen zullen dus minder oppervlakte innemen, waarbij ondersteunende diensten zoals schoonmaak, catering, opslag, onthaal en onderhoud gedeeld kunnen worden met de andere organisaties, al dan niet in hetzelfde gebouw. De kantoren zullen gemakkelijk bereikbaar moeten zijn en optimaal uitgerust om vooral communicatie tussen medewerkers en met klanten te ondersteunen.

De inrichting van de “post-Corona” werkomgeving is vooral gericht op uitwisseling en ontmoeting. Kantoren bieden veel meer variatie. Naast de klassieke vergaderzalen zorgen gezellige overleglounges, stand-up meeting rooms, tribunes voor plenaire sessies, brainstormruimtes, conference rooms om op afstand te vergaderen en koffieplekken voor een uitdagende interactieomgeving. De werkplek wordt een aantrekkelijk uithangbord voor de organisatie en de optimale werkplekkenmix biedt een handig evenwicht tussen rust en interactie waarin gebruikers in functie van hun behoeften en activiteiten de perfecte werkplek voor hun werkdag kunnen kiezen.

Onderhoud en hygiëne waren altijd al belangrijk voor het welzijn van de medewerkers, maar de Coronacrisis zal hier een extra impuls geven. Een flexibele werkplek aanbieden moet kunnen maar dan wel mits het hanteren van een “cleandesk”. Elke gebruiker ruimt de gebruikte werkplek volledig op na gebruik en laat deze ook schoon achter. Gebruikers beschikken ook over een individueel toetsenbord en muis die ze kunnen opbergen in een individuele locker. Deze manier van werken bestond al, maar botste op veel weerstand. De huidige crisis toont aan dat de nood aan hygiëne een belangrijk argument is om onze werkomgeving opgeruimd en net te houden.

De Coronacrisis dwingt ons als organisatie om de manier waarop we vandaag samenwerken te evalueren. Het is een ideale gelegenheid om onze werkplekstrategie, het leiderschap in de organisatie en onze organisatiecultuur bij te sturen. Ook het menselijke gedrag in de werkomgeving zullen we onder de loupe moeten nemen. Dit vraagt begeleiding, opleiding en coaching.

Anton Maes is organisatiepsycholoog en de bezieler van het adviesbureau brainmove. Hij onderzocht de afgelopen 10 jaar de relatie tussen de werkomgeving en het gedrag van de gebruikers. Hij begeleidt organisaties in de transitie naar nieuwe werkvormen.

Sluit Menu