Ik herinner me nog goed mijn allereerste werkplek, bijna 20 jaar geleden, in een verouderd kantoorgebouw uit de jaren 60. Men gaf me een plekje aan een “eiland” in een groot landschapskantoor op de kelderverdieping. Daglicht was er niet. Mijn klassieke bureau was voorzien van een computerscherm, een bakje voor briefwisseling en een ladenblok. Het landschapskantoor was een echte heksenketel maar ik was content. Ik had een job, een gsm en een nieuw kostuum. King of the hill!

Vandaag is het anders !
Het kenniswerk is verschoven van repetitieve productie naar inhoudelijk specialistenwerk. De werkomgeving moet vooral de samenwerking faciliteren en de innovatie versterken. Anderzijds moet ze geborgenheid en comfort bieden, een creatieve kweekvijver zijn. Ze moet aantrekkelijk zijn, uitdagen en helpen in de zoektocht naar moeilijk te vinden profielen.

Mijn ervaringen van de afgelopen jaren leerden me dat er 6 succesfactoren zijn die een Facility Manager kunnen helpen om een efficiënte werkomgeving op mensenmaat te realiseren.

1. Beschouw uw werkomgeving als een strategische hefboom
De werkomgeving moet het primaire proces in uw organisatie ondersteunen. Een omgeving op maat versterkt uw prestaties en ondersteunt uw organisatiecultuur. Vertrek daarom steeds van een duidelijke visie bij het opzetten van een werkplektraject. Bepaal samen met de top een coherent beeld van wat u wilt bereiken, wie u wil zijn als organisatie en geef zo richting aan het traject.

2. Strategische participatie: NO!, Tactische participatie: YES!
Participatie is belangrijk; laat mensen gerust meedenken, maar hou hierbij wel het uiteindelijke doel voor ogen. Open de dialoog niet over het « wat », maar wel over het « hoe ». Strategische participatie; (over het « wat »), geeft valse verwachtingen en weerstand. Tactische participatie (over « hoe ») zorgt voor betrokkenheid en gedragenheid. « Hoe gaan we de vergaderplekken gebruiken? Hoe gaan we de papierberg wegwerken? »ren? Bent u geïnteresseerd in de NWOW?

3. Meten is weten
Om een passend werkplekconcept te ontwikkelen is een helder inzicht nodig in het huidige werkplekgebruik. Alleen met duidelijk cijfermateriaal zijn stakeholders te overtuigen van de meerwaarde van een nieuw werkplekconcept. Gebruik een bezettingsmeting om de nood aan vierkante meters en werkplekken in kaart te brengen. Gebruik een profielbepaling om de behoeften van de teams in de organisatie te bepalen.

4. Don’t believe the hype
NWOW, HNW, Agile, Lean, SMART, de dure woorden suizen ons om de oren. Het zijn containerbegrippen geworden die vaak gebruikt worden om ons van alles te verkopen. Blijf weg van vage en inwisselbare hypes en kies voor een concept op uw eigen maat. Een werkvorm die optimaal aansluit bij uw strategie, doelstellingen en processen. Een werkplekconcept dat de waarden van uw eigen organisatie uitdraagt en de mens centraal stelt.

5. “Change is a process, not an event”
Cultuur veranderen vraagt veel tijd en inspanning. Eens een heldere visie bepaald, kunnen we stap-voor-stap toewerken naar de grote verandering. Elke stap in de juiste richting telt mee, groot of klein.

Een goede begeleiding is geen ‘blabla’ of een eenmalige workshop. Het is een geïntegreerd traject waarbij zowel FM, Communicatie, HR, IT als de business samenwerken om tot een gedragen resultaat te komen.

6. Gedrag kan veranderen
« Mensen zijn gewoontedieren », zegt men. Maar het is wél mogelijk om het gedrag van mensen te veranderen. Zet daarom in op een begeleidingstraject met specifieke opleidingen voor de gebruikers. Het gewenste gedrag kan beloond worden door de gebruiker in de werkomgeving een goed gevoel te geven. Zorg ervoor dat de leidinggevenden het goede voorbeeld geven, zij zijn essentieel voor het succes van uw project. Maak ook duidelijke afspraken met de gebruikers en visualiseer ze in de werkomgeving.

Tot slot!
De conclusie van dit verhaal: er is bestaat geen universeel en ideaal werkplekconcept. We kunnen wel zorgen voor een zuivere analyse, een heldere visie en een grondig begeleidingstraject. En zowaar, een werkomgeving op mensenmaat.