Tips: gebruik van alternatieve werkplekken in de activiteitsgebonden werkomgeving bevorderen

Het is een vaak gehoord probleem: we hebben verschillende alternatieve werkplekken in onze prachtige activiteitsgebonden werkomgeving, maar ze worden zo weinig gebruikt. Hoe komt dit, en wat kunnen we eraan doen?

Een van de basisvoorwaarden voor een succesvolle werkomgeving is een uitgekiend evenwicht tussen de aangeboden infrastructuur en het gedrag van de medewerkers. De meest erbarmelijk werkomgeving kan toch positief beleefd worden door de gebruikers en dit dankzij aangepast werkplekgedrag. Anderzijds kan een prachtige, peperdure designwerkplek door verkeerd gebruik ontaarden in een bron van ontevreden inefficiëntie!

De voorbije jaren heeft de ervaring in verschillende trajecten en in verschillende organisaties ons geleerd dat er een aantal basisvoorwaarden moet ingevuld worden indien we het gebruik van onze alternatieve werkplekken in de activiteitsgebonden werkomgeving willen bevorderen:

Stem de alternatieve werkplekken optimaal af op de gewenste activiteiten

Het klinkt logisch maar toch zien we in vele nieuwe werkomgevingen nog werkplekken opduiken die gewoon niet passen bij de activiteiten van de teams die ze gaan gebruiken. In een administratieve werkomgeving waar volop dossiers verwerkt worden en waar de werkdruk de hele dag door heel hoog is kijkt men raar op van een gezellige sofa midden in de open omgeving. Leuk gevonden maar wie gaat er, in die omstandigheden, onder de neus van de collega’s gezellig een krantje zitten lezen?

Zorg ervoor dat de alternatieve werkplek natuurlijk gedrag uitlokt

Waar ging u als student naar toe om te studeren wanneer het thuis te druk werd? Velen van ons hebben uren gesleten in een bibliotheek waar het gegarandeerd rustig en stil is. Het menselijke gedrag in de bibliotheek is verankerd in onze cultuur en gewoontes. We moeten er voor zorgen dat de alternatieve werkplekken die we introduceren aansluiten bij natuurlijk gedrag. Bijvoorbeeld: met een kop koffie in de hand ga je vrijuit babbelen met een collega. Zorg er dan ook voor dat koffiehoeken en overleglounges ver genoeg verwijderd zijn van de werkplekken.

Maak duidelijke en gemakkelijk communiceerbare afspraken rond het werkplekgebruik

Drie collega’s die zomaar in de open werkomgeving een geanimeerde discussie aanvatten en niet in de gaten hebben dat ze je afleiden en zo je belangrijke deadline in gevaar brengen: Dit werkplekgedrag kan zeer storend zijn. Heldere communicatie is de sleutel tot een vruchtbare samenwerking. Het is nodig om de manier waarop we willen samenwerken in de activiteitsgebonden werkomgeving vast te leggen in een heldere werkplekcharter. Zo zorgen we voor een goede verstandhouding en verhogen we de sociale druk. Het spreekt vanzelf dat we in deze werkplekafspraken ook het gebruik van de alternatieve werkplekken vastleggen.

Zet in op het versterken van voorbeeldgedrag door de leidinggevenden

De leidinggevenden spelen een sleutelrol in het werkplekgebruik. Wanneer zij systematisch hun statusoverleg in een overleglounge organiseren dan versterken ze op een heel zichtbare manier de interactie in het team. Ze geven ook aan dat de overleglounge een meerwaarde biedt aan de werking van het team en verlagen de drempel tot het effectieve gebruik van deze alternatieve werkplek. Uit ervaring hebben we geleerd dat leidinggevenden in dit proces ondersteuning nodig hebben en moeten “leren” hoe de activiteitsgebonden werkomgeving optimaal kan functioneren. Het voorzien van een specifiek opleidingstraject voor leidinggevenden ter voorbereiding van het werken in de nieuwe werkomgeving is dus een sterke aanrader.

Ondersteun de mobiliteit in de werkomgeving

Door de gebruikers efficiënte tools te bieden, ondersteunen we het gebruik van de alternatieve werkplekken. Een kleine, lichte laptop nemen we makkelijk mee naar een overleg in de vergaderzaal. Tussen twee vergaderingen gebruiken we een aanlandplek om onze mails te controleren. Een groot touchscreen in de projectruimte ondersteunt onze brainstormdiscussie. We tonen een schema  op het scherm waarop we aantekeningen maken die we direct opslaan in het bestand en vervolgens doormailen. Wendbaarheid is het sleutelwoord.

Beloon het gewenste gedrag

Het is een gekend grondbeginsel van de gedragspsychologie: belonen werkt beter dan straffen. Zorg er dan ook voor dat de alternatieve werkplekken een positieve ervaring uitlokken waarbij de gebruikers de meerwaarde van de werkplek echt aanvoelen. Een projectvergadering, rechtopstaand aan een hoge tafel in de projectomgeving heeft meerdere voordelen. De vergadering zal korter duren en de meer dynamische werkhouding zal rugklachten voorkomen. Het belonen kunnen we ook letterlijk opvatten: voorzie bijvoorbeeld een incentive aan gebruikers die consequent telefoneren in een cockpit in plaats van in de open omgeving.

Tot slot: Er is nood aan een integrale benadering

De bovenstaande basisvoorwaarden tonen aan dat het gebruik van de alternatieve werkplekken op een eenvoudige en logische manier kan bevorderd worden. We breken echter een lans voor een integrale benadering waarbij zowel ICT, FM als HR betrokken worden. Door het uitwerken van een evenwichtige werkomgeving met aandacht voor het gedrag en de noden van de teams komen we tot een succesvolle implementatie van de activiteitsgebonden werkomgeving.  

Geef een reactie

Sluit Menu