Het Nieuwe Werken en mijn privacy
Help, mijn organisatie kiest voor Het Nieuwe Werken! Gedaan met mijn eigen vertrouwde werkplek, gedaan met mijn privacy.” Het is een veelgehoorde boutade bij het installeren van een dynamische werkomgeving, meestal getriggerd bij de eerste geruchten over die vreselijke landschapskantoren waarin niemand nog een eigen plekje zal hebben. Een duiventil waar iedereen zomaar in en uitloopt. De werkelijkheid zit echter iets genuanceerder in elkaar.
Laten we even teruggrijpen naar de kern van ‘Het Nieuwe Werken’: het streven naar volledig tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Vergezocht? Op zich niet: voorzie een kantoor als ontmoetingsplek, voorzie het noodzakelijke ICT-materiaal en maak duidelijke afspraken. Maar vooral: zorg voor aansturing op basis van prestaties in plaats van aanwezigheid. Waar zit hier dan de inbreuk op mijn privacy?
Coaching en communicatie
Mijn baas moet dus de inhoud, de werkbelasting en de status van mijn opdrachten kennen. Ik moet overleggen en mijn kaarten op tafel leggen. Wat krijg ik gedaan in een bepaald tijdsbestek? Waarom vorder ik niet zo snel als verwacht? Heeft mijn baas wel goed uitgelegd wat hij of zij precies van mij verlangt? Vreemd genoeg is dit soort gesprekken niet in alle organisaties even evident. Een succesvolle implementatie van Het Nieuwe Werken veronderstelt hier vooral een investering in de aansturing van de werknemers. De manager wordt niet alleen een coach, maar zal ook zeer gericht en transparant moeten communiceren.
Gebundelde interactiemomenten
Ik heb dus de totale vrijheid om te kiezen waar ik werk! Super! En wat doe ik wanneer om 10 uur mijn gsm rinkelt terwijl ik even op school zit bij te praten met een leerkracht van de kinderen? Kan ik het mij permitteren om niet op te nemen? Voor vele bedrijven en overheden moet dienstverlening gegarandeerd zijn. Onbereikbaar zijn tijdens de kantooruren is onaanvaardbaar. Wordt mijn privacy niet geschonden wanneer ik moet opbiechten dat ik niet braaf aan mijn bureautje zit?
Laten we dit even scherpstellen. Binnen Het Nieuwe Werken neem ik als werknemer zelf de verantwoordelijkheid om mijn taken te organiseren in functie van mijn objectieven. Ook de uren waarop ik bereikbaar ben, moeten dus georganiseerd en ingepland worden. Dit gebeurt in samenspraak met het team, en in functie van de gewenste dienstverlening. Het komt er ook op aan om deze interacties zoveel mogelijk te bundelen en dus momenten vast te leggen (behoudens een wereldbedreigende crisis) waarop ik gericht kan overleggen met mijn manager en collega’s. Met respect voor ieders privacy.
Voor vele bedrijven en overheden moet dienstverlening gegarandeerd zijn.
Technologie als facilitator
Ook de technologie komt mij hier te hulp. Via Office Communicator kan ik bijvoorbeeld laten weten aan mijn collega’s of ik vrij of in vergadering ben. Mijn Outlook agenda staat open voor iedereen en zo weten mijn collega’s waar ik ben, en met wie ik een vergadering heb, ook als manager. Staat dit een confidentiële ontmoeting of een snelle boodschap in de weg? In principe niet. Ik mag alleen niet vergeten om deze afspraken « private » aan te vinken.
Vertrouwen maar ook consequenties
Het Nieuwe Werken staat voor vrijheid, maar ook voor het maken van afspraken die soms als bedreigend voor onze privacy kunnen overkomen. Door onze activiteiten gericht in te plannen, open te communiceren, verwachtingen te beheersen en te evalueren op basis van prestaties in plaats van aanwezigheid, scheppen we een duidelijk kader waarbinnen elke werknemer zijn of haar plaats kan vinden. Het Nieuwe Werken vraagt vertrouwen maar ook consequenties wanneer gemaakte afspraken niet worden nageleefd. Dit alles impliceert een (dikwijls enorme) aanpassing van ons gedrag binnen de organisatie. Gepaste begeleiding, coaching en training zijn op hun plaats.
Mijn privacy bewaren binnen Het Nieuwe Werken: het kan!
Om te kunnen nemen, moet ik echter ook kunnen geven. Het blijft een tweesnijdend zwaard.