Travailler ensemble après le coronavirus !
L’impossible s’est produit, le télé-travail fait désormais partie du quotidien de nombreuses organisations !
Les organisations qui avaient résisté au travail à domicile pour de nombreuses raisons légitimes et d’autres, moins justifiées, ont été forcées, du jour au lendemain, de prendre des mesures drastiques. La réalité montre aujourd’hui que les employés ne sont pas aussi impuissants ou peu fiables qu’on le craignait. Mais quels sont les impacts sur l’organisation et surtout, comment les accompagner pour tirer profit de ce changement pour le moins inattendu?
Une évolution de la gestion des connaissances !
La plupart des organisations sont toujours coincées dans une pensée fonctionnelle et hiérarchique issue du début du siècle dernier. Ce «scientific management» qui nous a appris, qu’en tant que dirigeant, nous devions toujours observer, mesurer et contrôler pour garantir le succès. Et que ce n’était que de cette manière qu’un processus de travail pouvait être optimisé. C’est ce raisonnement qui a conduit à l’avènement des grands bureaux paysagers, dans lesquels des employés agissent comme des robots qui suivent et traitent des données. Heureusement, cette idée devient progressivement obsolète et ce, d’autant plus depuis la crise générée par le Covid 19. Quant à la gestion des connaissances, force est de constater qu’elle évolue de jour en jour. Grâce à la numérisation et l’automatisation de nos processus, nous pouvons laisser des tâches répétitives à l’intelligence artificielle et aux algorithmes. Ce qui reste, c’est un travail stimulant de gestion des connaissances, dans lequel l’employé doit désormais être créatif pour trouver de nouvelles solutions. Pour ce faire, les employés ont besoin d’évoluer dans un contexte différent, dans lequel ils ont beaucoup plus de liberté et peuvent décider par eux-mêmes de quand et comment ils mettront en place les éléments qui leur permettront d’atteindre le succès de leurs missions et projets.
Télé-travail : risques & opportunités
Le télé-travail offre un contexte idéal pour effectuer des tâches qui demandent de la concentration ou traiter des dossiers de fond. Grâce aux outils de travail virtuel, nous pouvons facilement rester en contact avec nos collègues, échanger des connaissances et travailler ensemble sur des projets. Dans ce contexte, l’interaction personnelle reste importante. Des études montrent d’ailleurs que les relations interpersonnelles sont essentielles pour le bien-être des employés, le sentiment d’équipe et l’échange de connaissances. D’un autre côté, la tranquillité et la structure du travail à domicile conduisent souvent à une productivité plus élevée. Ces dernières semaines, nous avons été contraints de mettre ces principes en pratique. Et regardez, ça fonctionne !
Le télé-travail offre un contexte idéal pour effectuer des tâches qui demandent de la concentration ou traiter des dossiers de fond.
Nous devons, bien sûr, veiller à ce que nos collègues ne deviennent pas déshumanisés et solitaires. La conversation à la machine à café disparaît, mais il existe des solutions pour cela et nous les recherchons aujourd’hui. Chaque vendredi, nous pouvons organiser un « happy hour » de manière virtuelle, discuter, partager des films et des photos amusantes, organiser un quiz d’entreprise, etc. Les équipes recherchent fébrilement des moyens pour maintenir la cohésion et le sentiment que nous « travaillons ensemble ».
Mais nous n’en sommes malheureusement pas encore là aujourd’hui et nous sommes aussi confrontés aux limites des outils que nous utilisons pour travailler virtuellement ensemble. La connexion n’est pas toujours optimale et il est difficile de participer à un brainstorming sans tableau blanc sur lequel on peut volontiers esquisser. Et puis, après 2 heures de consultation virtuelle sérieuse, notre cerveau est en ébullition. Après une semaine entière remplie d’appels téléphoniques et de rencontres virtuelles, nous sommes souvent lessivés.?
Une évolution du leadership: du contrôle vers la confiance !
Ces dernières semaines, quelque chose de fondamental a changé dans le fonctionnement de nombreuses organisations en Belgique. Certains avaient déjà compris et avaient depuis longtemps renoncé à toute la question du « command and control ». D’autres reconnaissent maintenant que nous sommes soudainement arrivés dans le futur et qu’une nouvelle façon de travailler nécessite également un style de leadership adapté.
Les collègues n’attendent plus docilement le travail à leur « bureau gris ». Ils doivent désormais travailler pour eux-mêmes et prendre leurs responsabilités. Cette situation ne nécessite pas un « manager » qui prémâche et contrôle tout, mais un « coach », qui parle, écoute et motive.
La crise du coronavirus nous oblige donc également à agir et à guider nos managers. L’organisation doit donc créer les conditions dans lesquelles les dirigeants peuvent atteindre leurs résultats, tout en renforçant la confiance et en permettant aux équipes de travailler à distance.
Notre environnement de travail après le Covid 19
Cette crise nous offre l’occasion de laisser derrière nous la discussion très absurde et dépassée sur les bureaux paysagistes. Regardons maintenant vers l’avenir et demandons-nous de quel environnement de travail les organisations auront réellement besoin après le coronavirus ?
1. Des espaces plus flexibles conçus pour favoriser les rencontres et la communication
Comme la nature du travail évolue rapidement et que nous avons également découvert que le travail à domicile est une option viable, nos bureaux deviendront principalement des lieux de rencontre où nous organiserons nos meetings, travaillerons ensemble sur des projets et partagerons des connaissances. Ce seront des endroits confortables où nous pourrons établir des contacts dans une ambiance décontractée, boire un café ensemble et échanger des informations.
2. Une mutualisation des structures de coûts
Nos nouveaux bureaux devront être beaucoup plus durables que les mastodontes actuels. Pourquoi les organisations devraient-elles encore louer, entretenir et chauffer de grands espaces de bureau alors que le travail individuel et de concentration peut être effectué principalement à domicile ? Nos nouveaux bureaux occuperont donc moins d’espace, ce qui permettra de partager des services de soutien tels que le nettoyage, la restauration, le stockage, la réception et l’entretien avec d’autres organisations, dans le même bâtiment ou non. Les bureaux devront être facilement accessibles et équipés de manière optimale pour soutenir entre autres la communication entre les employés et avec les clients.
3. Le lieu de travail, un élément-clé de la culture de l’organisation
La conception de l’environnement de travail « post-Corona » visera principalement l’échange et les rencontres. Les bureaux offriront alors beaucoup plus de variations en termes d’espaces. A côté des salles de réunion classiques, nous verrons apparaître des salons de consultation confortables, des salles de réunion stand-up, des tribunes pour les sessions plénières, des salles de brainstorming, des salles de conférence dédiées aux réunions à distance, des environnements pour se détendre et prendre un café mais aussi des espaces plus intimistes pour les interactions plus « difficiles ». Le lieu de travail deviendra encore davantage une vitrine attrayante pour l’organisation. Et la composition optimale du lieu de travail devra offrir un équilibre pratique entre repos et interaction dans lequel les utilisateurs peuvent choisir le lieu de travail idéal en fonction des besoins et activités de la journée.
4. L’intégration des notions de « clean desk » et de « matériel personnel » dans un environnement de plus en plus flexible
L’entretien et l’hygiène ont toujours été importants pour le bien-être des employés, mais la crise du coronavirus donnera un coup de pouce supplémentaire à ce sujet. Pour que le lieu de travail soit flexible, il sera désormais essentiel que les employés puissent utiliser un « cleandesk ». Cela signifie que chaque utilisateur devra nettoyer complètement le lieu de travail utilisé et le laisse propre pour les suivants. Les utilisateurs disposeront également d’un clavier et d’une souris personnels qu’ils pourront stocker dans un casier individuel. Cette façon de travailler existait déjà, mais elle a rencontré beaucoup de résistance. La crise actuelle montre que le besoin d’hygiène est un argument important pour maintenir notre environnement de travail en ordre.
Une opportunité d’évoluer
En tant qu’organisation, la crise du coronavirus nous oblige à évaluer la façon dont nous travaillons aujourd’hui. C’est une occasion idéale pour ajuster notre stratégie de l’environnement de travail, notre leadership organisationnel et notre culture organisationnelle. Nous devrons également examiner de plus près le comportement humain dans l’environnement de travail. Cela nécessite des conseils, une formation et un coaching.