Communiquer sur le changement d’environnement de travail : comment faciliter la transition vers des espaces collaboratifs flexibles ?

C'est décidé, notre organisation abandonne ses bureaux classiques constitués de postes individuels pour créer des espaces collaboratifs flexibles. Mais maintenant... comment pouvons-nous communiquer cette bonne nouvelle à chaque collaborateur sans pour autant nous heurter à des réactions de peur, d'ignorance et de rejet ? La communication est donc essentielle dans ce type de projet et un plan de communication stratégique s'impose. Ce plan comprend un certain nombre d'éléments clés.

Communication dure ou douce ?

La communication dure consiste à fournir aux collaborateurs des informations concrètes : les dates du déménagement, leur volume d'espace de rangement, un planning et l'état d'avancement du projet. Par contraste, le rôle de la communication douce est de soutenir l'aspect changement du projet : appeler à l'action, renforcer l'engagement des collègues, ... Ces deux aspects de la communication doivent être abordés et méritent d'être développés de manière approfondie.

Information, engagement et toujours la même question : qu'est-ce que j'y gagne ?

Dans la plupart des cas, les trois thèmes suivants sont abordés dans le plan de communication mis en œuvre pour un tel changement :

L'information

Il est conseillé de communiquer au sujet du projet de façon ouverte et transparente. Ce serait une erreur de sous-estimer l'impact que des changements dans l'environnement de travail pourraient avoir sur l'humeur de nos collaborateurs. Tant que la direction ou l'équipe chargée du projet ne parviendra pas à communiquer des informations officielles, les rumeurs iront bon train (et la plupart seront plutôt négatives). L'esprit humain abhorre le vide et l’inconnu, horror vacui. Il faut transmettre les informations dès qu’elles arrivent et savoir admettre que l’on n’a pas toutes les réponses !

L’engagement : appel à l'action

Le succès d'un processus de changement dépend aussi en grande partie du degré d''implication de l'organisation dans ce projet. Au bout du compte, puisqu'il sera demandé aux collaborateurs de nombreux efforts, l’équipe chargée du projet doit obtenir non seulement leur participation mais aussi leur soutien. Certes, la communication dans le cadre du projet peut employer des campagnes ciblées pour susciter un enthousiasme pour les changements à venir. Toutefois, et c'est sans doute encore plus important, elle veille à ce que les tâches et les travaux à effectuer le soient effectivement.

Qu'est-ce que j'y gagne ?

Qu’est-ce que j'y gagne ? Quel est l’avantage pour mon équipe ? Qu’est-ce que cela peut apporter à l'entreprise ? En fait, ce sont surtout ces questions que les collaborateurs se posent lorsqu'on leur présente un tel projet. Il est donc essentiel que la communication s'attache à préciser l'objectif final du projet et les avantages pour les individus, les équipes mais aussi l'organisation dans son ensemble. En tenant compte de ces trois thèmes, vous pourrez établir une trame bien solide sur laquelle bâtir votre communication. Il ne restera à vos experts de la communication qu’à  laisser libre cours à leur créativité. Créez un calendrier bien clair montrant les jalonnements du projet car cela vous permettra de maintenir l'engagement de tout un chacun et n'oubliez pas d'y associer les valeurs de l'organisation. Il vous suffit de suivre ces conseils pour mettre en place toutes les grandes étapes d'un plan de communication destiné à soutenir efficacement un changement au sein du lieu de travail.

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