Communicatie bij werkplektrajecten
Hoe begeleid ik mijn organisatie naar een activity based werkomgeving?
De beslissing is gevallen. De organisatie zal een omschakeling maken van de traditionele één-op-één kantoren naar een Activity based werkomgeving. Maar nu… hoe brengen we deze blijde boodschap aan de man en hoe vermijden we verstrengeld te geraken in een kluwen van angst, onwetendheid en tegenstand?
De communicatie bij een dergelijk project is daarom van primordiaal belang en een strategisch communicatieplan geen overbodige luxe. Dit plan bevat een aantal belangrijke elementen.
Harde vs zachte communicatie
Onder harde communicatie verstaan wij het verschaffen van concrete informatie aan de medewerkers: data van verhuis, aantal meter kastruimte, afspraken en de stand van zaken van het project. De zachte communicatie heeft dan weer als bedoeling het change management-aspect van het project te ondersteunen: call to action, werken aan engagement van de collega’s, … Beide aspecten van het communicatiebeleid moeten aan bod komen en verdienen het om op een gedegen manier uitgewerkt te worden. Ook bij de overschakeling naar een Activity based werkomgeving.
Informatie, engagement en de aloude vraag: what’s in it for me?
In een communicatieplan voor een dergelijk verandertraject worden in de meeste gevallen drie thema’s behandeld:
Informatie omtrent Activity based werken
Open en transparante communicatie over dit project is aangeraden. We mogen niet onderschatten welke impact veranderingen in de werkomgeving heeft op de gemoedsgesteldheid van de medewerkers. Zolang dan de officiële informatie van directiecomité of projectteam uitblijft zullen geruchten (meestal negatief getint) blijven ontstaan. De menselijke geest heeft nu éénmaal een horror vacui, een angst voor de leegte, het onbekende. Zeg wat je weet, wanneer je het weet en geef toe als je iets nog niet weet!
Zeg wat je weet, wanneer je het weet en geef toe als je iets nog niet weet!
Engagement: call to action
Het succes van een veranderproject hangt ook in grote mate samen met de mate waarin het project leeft binnen de organisatie. Tenslotte worden er nogal wat inspanningen gevraagd van de collega’s, de projectleiding vraagt een engagement. Met gerichte campagnes kan het communicatiebeleid binnen het project bijdragen aan het enthousiasme voor de veranderingen, maar misschien belangrijker nog: het zorgt ervoor dat de taken en werken die moeten uitgevoerd worden effectief ook worden gedaan.
Activity based: What’s in it for me?
What’s in it for me? What’s in it for my team? What’s in it for the company? Eigenlijk zijn dit de belangrijkste vragen die medewerkers zich stellen als een dergelijk project voor hun deur passeert. Het is daarom essentieel dat via de communicatie duidelijk gemaakt worden wat het finale doel van het project is en op welke manier het individu, de teams, maar zeker ook de organisatie er beter van wordt.
Met deze drie onderwerpen in gedachten heb je een goed canvas om de creativiteit van de communicatiemensen uit de organisatie op los te laten. Zorg voor een goede, duidelijke tijdslijn met de milestones van het project zodat je de aandacht van de organisatie goed vast kunt houden en vergeet zeker niet de link met de waarden van de organisatie.
Met deze eenvoudige tips zet je al belangrijke stappen naar een communicatieplan om een verandertraject op een goede manier te ondersteunen.